نحوه نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده

فهرست مطالب:

نحوه نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده
نحوه نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده

تصویری: نحوه نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده

تصویری: نحوه نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده
تصویری: چگونه با کار در خانه 12,000 دلار درآمد کسب کردم؟ - داستان فریلنسر شدن من (دورکاری) 2024, مارس
Anonim

اگر به عنوان یک پیمانکار مستقل کار می کنید یا صاحب یک شرکت کوچک هستید که خدمات تخصصی را انجام می دهد ، احتمالاً باید نحوه نوشتن فاکتور برای خدمات ارائه شده را یاد بگیرید تا بتوانید دستمزد دریافت کنید. اطلاعاتی که باید در یک فاکتور درج کنید بسته به خدمات خاصی که انجام می دهید متفاوت است ، اما اکثر فاکتورها باید شامل اطلاعات تماس شما به همراه برخی دیگر از اطلاعات سرصفحه اصلی باشد. یک فاکتور همچنین باید شامل لیستی از خدمات ارائه شده برای مشتری شما در دوره صورتحساب و همچنین مجموع بدهی شما باشد.

مراحل

نمونه فاکتورها

Image
Image

نمونه خدمات ارائه شده فاکتور

پشتیبانی از wikiHow و همه نمونه ها را باز کنید.

Image
Image

نمونه فاکتور مراقبت از چمن

پشتیبانی از wikiHow و همه نمونه ها را باز کنید.

Image
Image

نمونه فاکتور چاپ

پشتیبانی از wikiHow و همه نمونه ها را باز کنید.

قسمت 1 از 3: شروع با سربرگ

نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده مرحله 1
نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده مرحله 1

مرحله 1. نام شرکت خود را در بالا قرار دهید

برای حرفه ای بودن ، ابتدا اطلاعات شرکت خود را در بالای صفحه شروع کنید. اگر نام شرکت ندارید ، فقط با نام خود در بالا شروع کنید. می توان آن را در مرکز یا تمام سمت چپ قرار داد.

با فاکتور مانند یک نامه تجاری رفتار کنید. یعنی می توانید یک سربرگ حرفه ای در بالا داشته باشید که مرکز آن وسط باشد. از سوی دیگر ، بیان ساده نام کسب و کار شما نیز مثر است

نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده مرحله 2
نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده مرحله 2

مرحله 2. اطلاعات تماس خود را اضافه کنید

آدرس ، شماره تلفن ، ایمیل و سایر اطلاعات تماس مربوطه را وارد کنید. اطمینان حاصل کنید که از اطلاعات تجاری خود استفاده می کنید ، نه از اطلاعات شخصی خود.

  • شماره فکس نیز ممکن است مرتبط باشد.
  • اگر خدمات پرداختی مانند PayPal را می پذیرید ، حتماً از ایمیلی که با آن حساب تنظیم کرده اید استفاده کنید.
نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده مرحله 3
نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده مرحله 3

مرحله 3. نام یا کسب و کار مخاطب را اضافه کنید

درست مانند نامه تجاری ، اکنون به سراغ شخصی که قبض آن را می گیرید می روید. اگر مشاغل تجاری است ، از آدرس کسب و کار و اطلاعات تماس شرکت که به شما داده است استفاده کنید.

  • اگر فردی است ، از اطلاعاتی که دارید استفاده کنید ، اما ترجیحاً از اطلاعات تماس تجاری وی استفاده کنید.
  • اگر اطلاعات کافی ندارید ، ممکن است لازم باشد برای کسب اطلاعات بیشتر با فرد یا شغل تماس بگیرید. اگر یک شرکت بزرگ است ، به هر حال ممکن است بخواهید تماس بگیرید تا دقیقاً بپرسید که فاکتور را به چه کسی باید خطاب کند.
نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده مرحله 4
نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده مرحله 4

مرحله 4. شماره حساب مشتری را وارد کنید

برای هر یک از مشتریان تکراری خود یک شماره شناسایی منحصر به فرد ایجاد کنید. سپس ، مطمئن شوید که این شماره در هر فاکتوری که برای این مشتری می نویسید درج شده باشد. این به شما این امکان را می دهد که صورت حساب های مشتری را گروه بندی کرده و در صورت لزوم ، سابقه پرداخت آنها را ارزیابی کرده یا عدم پرداخت ثابت را ثبت کنید.

نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده مرحله 5
نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده مرحله 5

مرحله 5. یک شماره فاکتور منحصر به فرد در بالای صفحه لیست کنید

اگر فاکتورها را به طور منظم ارسال می کنید ، مهم است که هر یک دارای یک شماره منحصر به فرد باشد ، بنابراین مرجع و شناسایی آن آسان است. نحوه انتخاب شماره به خود شما بستگی دارد ، اما به یاد داشته باشید که برای هر فاکتور باید یک شماره جدید داشته باشید.

  • یک راه ساده این است که فقط از یک شروع کنید و راه خود را بالا ببرید. برای حفظ طول عدد یکنواخت ، می توانید با "0000001" شروع کنید.
  • روش دیگر اختصاص شماره مشتری و سپس استفاده از تاریخ است. به عنوان مثال ، اگر شماره مشتری 305 است و تاریخ 2 فوریه 2016 است ، می توانید از 305-02022016 به عنوان شماره خود استفاده کنید. فقط مطمئن شوید که "تاریخ" باید مشخص باشد. آیا این زمان ارائه خدمات است یا زمانی که شما فاکتور را ایجاد کرده اید؟
نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده مرحله 6
نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده مرحله 6

مرحله 6. تاریخ فاکتور را درج کنید

نزدیک بالای صفحه ، برچسب "تاریخ فاکتور" را قرار دهید. در کنار آن ، تاریخ ایجاد فاکتور را اضافه کنید. این به شما و مشتری کمک می کند تا زمان را پیگیری کنید.

  • همچنین می توانید دوره صورتحساب را درج کنید. دوره صورتحساب براساس نحوه تنظیم صورتحساب است.
  • به عنوان مثال ، اگر ماهی یکبار فاکتور می گیرید ، این بدان معناست که دوره صورتحساب شما از ابتدای ماه تا پایان ماه است و خدماتی که در آن مدت انجام داده اید در فاکتور لحاظ می شود.

نمره

0 / 0

بخش 2 مسابقه

چرا باید برای هر مشتری یک شماره حساب سفارشی درج کنید؟

این باعث می شود فاکتور شما حرفه ای به نظر برسد.

دوباره امتحان کنید! شماره حساب منحصر به فرد فاکتور شما را حرفه ای تر می کند و به نفع تجارت شما است. یک عدد جدید برای هر کلاینت تکراری ایجاد کنید و سعی کنید شماره را با یک یا دو رقم شروع یا پایان دهید که به شما می گوید در چه دسته ای باید آن را ثبت کنید. هرچند به جز این پاسخ بهتری وجود دارد. جواب دیگری را امتحان کنید…

می توانید به سرعت به افرادی که برای یک سرویس خاص هزینه پرداخت کرده اید ، اشاره کنید.

تا حدی حق با شماست! یک شماره حساب به شما امکان می دهد به سرعت پیدا کنید و به خاطر بیاورید که چه کسی برای خدمات یا محصول خاصی به شما پول پرداخت کرده است. برای هر مشتری تکراری یک محصول منحصر به فرد ایجاد کنید و آنها را در دسته بندی ها سازماندهی کنید. با این حال ، دلایل دیگری نیز وجود دارد که شامل شماره حساب سفارشی برای هر مشتری است. برای یافتن پاسخ مناسب روی پاسخ دیگری کلیک کنید…

می توانید فاکتورها را بر اساس مشتری گروه بندی کنید.

شما اشتباه نمی کنید ، اما پاسخ بهتری وجود دارد! شماره های حساب منحصر به فرد به شما امکان می دهد فاکتورهای خود را به سرعت مرتب و سازماندهی کنید. برای سهولت سازماندهی می توانید سعی کنید ارقام دسته بندی خاصی را در ابتدا یا انتهای شماره قرار دهید. پاسخ دیگری را انتخاب کنید!

همه موارد بالا.

آره! افزودن شماره حساب بهترین راه برای سازماندهی و پیگیری همه فاکتورها است. از شماره حساب ها برای گروه بندی بر اساس مشتری استفاده کنید ، پیگیری کنید که برای خدمات خاص از چه کسی هزینه دریافت کرده اید و حتی با توجه به اینکه چه فاکتورهایی پرداخت شده است و کدام ها نیستند ، سازماندهی کنید. برای سوال دیگر مسابقه به ادامه مطلب بروید.

آزمونهای بیشتری می خواهید؟

به آزمایش خود ادامه دهید!

قسمت 2 از 3: لیست خدمات

نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده مرحله 7
نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده مرحله 7

مرحله 1. خدمات ارائه شده را لیست کنید

این مرحله گوشت فاکتور است. شما به مشتری خود می گویید چه چیزی را شارژ می کنید و چرا آن را شارژ می کنید. مهم است که در این مرحله شگفتی نداشته باشید ، بنابراین اطمینان حاصل کنید که همیشه با مشتری خود پیش قدم هستید.

  • بر اساس تاریخ سازماندهی کنید اگر این فاکتور برای بیش از یک تاریخ باشد ، سازماندهی بر اساس تاریخ آسان ترین است. تاریخ را تا انتهای سمت چپ قرار دهید. در هر صورت ، باید تاریخ ارائه خدمات را درج کنید.
  • خدمات را لیست کنید. در کنار آن ، مبلغی را که در هر ساعت یا هر سرویس دریافت می کنید ، ذکر کنید. همچنین به تعداد ساعت ها یا تعداد دفعات انجام سرویس نیاز خواهید داشت. در نهایت ، مجموع آن سرویس خاص را در ستون هزینه ها در سمت راست قرار دهید.
  • یک خط جدید برای هر نوع سرویس ایجاد کنید.
  • سایر هزینه های مربوط به سرویس ، مانند هزینه قطعات را فهرست کنید.
نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده مرحله 8
نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده مرحله 8

مرحله 2. هزینه های دیگر را اضافه کنید

اگر هزینه تحویل دارید ، آن را در پایان اضافه کنید ، زیرا بخشی از سرویس نیست. همچنین می توانید هزینه های دیگری را که نیاز دارید اضافه کنید. فقط مطمئن شوید که برچسب آنها خوب و واضح برای مشتری است. در صورت داشتن مالیات بر فروش در منطقه خود ، هزینه تحویل ممکن است مشمول مالیات شود ، بنابراین می توانید پس از ایجاد یک جمع کل ، مالیات بر آن اعمال کنید. با این حال ، همیشه با یک حسابدار مشورت کنید تا مطمئن شوید که مالیات را به درستی اعمال می کنید.

نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده مرحله 9
نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده مرحله 9

مرحله 3. یک زیرمجموعه ایجاد کنید

تمام هزینه هایی را که در فاکتور دارید جمع کنید. آن را در خط زیر سرویس ها به عنوان زیر مجموعه با برچسب "Subtotal" قرار دهید. این فرعی است زیرا هنوز باید مالیات اضافه کنید.

نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده مرحله 10
نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده مرحله 10

مرحله 4. مالیات ها را اضافه کنید

در مرحله بعد ، مالیات را محاسبه کنید. نرخ مالیات را زیر مجموع فرعی که به عنوان نرخ مالیات برچسب گذاری شده است قرار دهید. اگر نرخ مالیات در منطقه خود را نمی دانید ، برای اطلاع از شماره با مقامات مالیاتی فروش محلی خود تماس بگیرید. همچنین می توانید برای یافتن مالیات بر فروش به صورت آنلاین جستجو کنید یا با حسابدار خود تماس بگیرید.

  • در برخی ایالت ها ، نیازی به اخذ مالیات فروش برای خدمات نیست. قوانین محلی خود را بررسی کنید تا ببینید آیا در منطقه خود نیاز به شارژ دارید یا خیر. همچنین ، ممکن است بر اساس نوع کسب و کار باشد. به عنوان مثال ، اگر غیرانتفاعی هستید ممکن است نیازی به اخذ مالیات بر فروش نداشته باشید. همچنین ممکن است بستگی به این داشته باشد که هدف اصلی فروش خدمات (مانند دندانپزشک) یا تجهیزات (مانند تعمیر کامپیوتر) است.
  • مالیات ها معمولاً در محلی که خدمات انجام شده است اخذ می شود ، بنابراین اگر به محل زندگی مشتری در حومه شهر می روید ، باید از مالیات فروش آن شهر استفاده کنید. با این حال ، دوباره ، همیشه قوانین محلی خود را بررسی کنید.
  • مالیات بر فروش درصد است. برای محاسبه مالیات ، مجموع فرعی را در درصد ضرب می کنید که بصورت اعشار بیان می شود. به عنوان مثال ، اگر مبلغ کل شما 50 دلار و مالیات فروش 8.25 باشد ، 50 دلار را در 0.0825 ضرب می کنید تا 4.125 به دست آورید. در صورت لزوم ، عدد را گرد کنید. در اینجا مالیات 4.13 دلار خواهد بود.
  • مالیات را اضافه کنید. در مرحله بعد ، شماره ای را که دریافت کرده اید به زیرمجموعه اصلی اضافه می کنید. در مثال ، شما 4.13 دلار به 50 دلار اضافه می کنید تا مجموع کل 54.13 دلار را بدست آورید.
نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده مرحله 11
نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده مرحله 11

مرحله 5. مجموع را ایجاد کنید

در نهایت ، کل مبلغی را که تازه پیدا کرده اید ذکر کنید. "Total" را در کنار آن قرار دهید تا روشن شود. همچنین ، قرار دادن یک کادر در اطراف کل یا علامت گذاری کل نهایی با حروف بزرگ ضرری ندارد.

نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده مرحله 12
نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده مرحله 12

مرحله 6. فاکتورهای خود را کاملاً ثبت کنید

بهترین کار این است که یک نسخه دیجیتالی و یک نسخه چاپی آن را دور بریزید. اگر ایمیل ، یادداشت یا سایر اسناد مربوط به فاکتور دارید ، باید آنها را در کنار یک نسخه چاپ شده از فاکتور نیز ذخیره کنید. نمره

0 / 0

بخش سوم مسابقه

هزینه تحویل فاکتور شما کجا باید باشد؟

در زیر کل فرعی.

نه کاملا! هزینه تحویل شما باید در زیرمجموعه گنجانده شود ، بنابراین نباید قیمت را زیر آن خط قرار دهید. هزینه های تحویل اغلب مشمول مالیات می شوند ، بنابراین اگر دولت شما از آن قانون استفاده می کند ، مطمئن شوید که آنها را در محاسبات خود لحاظ می کنید. دوباره امتحان کن…

صف بندی شده با خدمات.

قطعا نه! هزینه تحویل خدماتی نیست که شما ارائه می دهید. باید در زیرمجموعه شما گنجانده شود اما نباید مورد خط خدمات باشد. برای یافتن پاسخ مناسب روی پاسخ دیگری کلیک کنید…

زیر خدمات.

درست! هزینه تحویل خود را در زیر خطوط خدمات خود قرار دهید ، اما بالاتر از کل فرعی. هنگام اضافه کردن هزینه تحویل به زیرمجموعه خود ، به این نکته توجه کنید که آیا این مبلغ در محاسبات مالیاتی شما گنجانده شده است ، در حالی که کل نهایی را ایجاد می کنید. برای سوال دیگر مسابقه به ادامه مطلب بروید.

آزمونهای بیشتری می خواهید؟

به آزمایش خود ادامه دهید!

قسمت 3 از 3: ارائه اطلاعات مشتری برای پیگیری

نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده مرحله 13
نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده مرحله 13

مرحله 1. گزینه های پرداخت را اضافه کنید

مشتری شما باید بداند از چه روش هایی می تواند برای پرداخت استفاده کند. آیا چک قبول می کنید؟ آیا مشتری می تواند با کارت اعتباری ، نقدی یا سایر سیستم های پردازش پرداخت پرداخت کند؟ اگر تنها راهی که مشتری می تواند پرداخت کند این است که شخصاً وارد فروشگاه شما شود ، این موضوع را به او اطلاع دهید. سایر گزینه ها شامل پست در پرداخت (یا چک یا شماره کارت اعتباری) ، تماس با پرداخت (شماره کارت اعتباری) یا پرداخت آنلاین است.

نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده مرحله 14
نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده مرحله 14

مرحله 2. شامل سررسید

مشتری شما باید بداند چه زمانی باید صورت حساب را پرداخت کند. تاریخ سررسید را به طور مشخص در فاکتور خود قید کنید. حتی می توانید آن را بیش از یک بار قرار دهید. یک مکان برای افزودن آن تقریباً در کل مبلغ قابل پرداخت است ، اما در بالا نیز گزینه خوبی است.

  • پرداخت همیشه باید سررسید داشته باشد و در صورت عدم برآوردن پیامد (به عنوان مثال ، سود پرداختهای دیرکرد).
  • شما همچنین می توانید مشوقی برای پرداخت زودهنگام (مانند 2 discount تخفیف در صورت پرداخت در ده روز) در نظر بگیرید ، زیرا اکثر مشاغل کوچک دارای مشکلات نقدی مداوم هستند.
  • همچنین باید در مورد اینکه آیا گزینه طرح پرداخت دارید صحبت کنید. می توانید اطلاعات را با نامه درج کنید یا چیزی شبیه به این را بنویسید: "اگر نمی توانید قبض خود را یکجا پرداخت کنید ، برای تنظیم یک برنامه پرداخت با دفتر ما تماس بگیرید."
نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده مرحله 15
نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده مرحله 15

مرحله 3. فاکتور را ارسال کنید

پس از اتمام ایجاد فاکتور ، آن را برای مشتری خود ارسال کنید. این به مشتری شما می گوید که باید بدهی خود را پرداخت کند. اطمینان حاصل کنید که نام شرکت شما در بیرون پاکت برجسته است.

  • فاکتورها باید با سیستم حسابداری هماهنگ شوند. فاکتور ، پس از نوشتن ، دارایی شرکت (حسابهای دریافتنی) می شود و باید به درستی ثبت شود.
  • اگر از نرم افزار حسابداری استفاده می کنید ، ممکن است این اختیار را داشته باشید که به نرم افزار اجازه دهید یک فاکتور برای شما ایجاد کند. سرویس هایی مانند PayPal نیز دارای فاکتور داخلی هستند.
نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده مرحله 16
نوشتن فاکتور برای پرداخت خدمات ارائه شده مرحله 16

مرحله 4. فاکتورهای خود را جمع آوری کنید

اگر پس از ارسال فاکتور خود پاسخی از طرف مشتری دریافت نکردید ، سعی کنید با تلفن تماس بگیرید تا مطمئن شوید که فاکتور دریافت شده است. یکی دیگر از گزینه ها ارسال ایمیل به مشتری برای یادآوری است. مهم این است که یک فرآیند مجموعه های کاملاً مشخص و استاندارد داشته باشید تا بتوانید به راحتی در فاکتورهای خود جمع آوری کنید.

  • همچنین می توانید یادآوری ها را از طریق نامه ارسال کنید. اینکه چه تعداد قبل از اعلان "پرداخت نهایی" ارسال کنید ، بستگی به شما دارد. اگر مایل هستید اجازه دهید مشتری به مرور زمان آن را پرداخت کند ، این نکته را تکرار کنید که گزینه طرح پرداخت دارید.
  • پس از ارسال هر تعداد که مایل باشید ، می توانید اعلان "پرداخت نهایی" را ارسال کنید که به مشتری اطلاع می دهد که آن را به وکیل یا آژانس جمع آوری تحویل می دهید.
  • برای ایجاد یک سیستم ، سعی کنید اقدامات مجموعه خاصی به طور منظم در طول دوره مجموعه های شما فاصله داشته باشد. به عنوان مثال ، سعی کنید اعلان ها را پس از عدم پرداخت موجودی به مدت 15 روز ، 30 روز ، 45 روز و غیره ارسال کنید. هر کدام می توانند مشخص کنند چند روز تا پرداخت باقی مانده است و در صورت عدم پرداخت موجودی ها ، چه اقدامی انجام می شود.
  • سعی کنید حداقل یک اعلان را با نامه تأیید شده ارسال کنید تا بدانید مشتری آن را دریافت کرده است.

نمره

0 / 0

بخش 4 امتحان

چگونه باید با مشتری که فاکتور پرداخت نمی کند برخورد کنید؟

اخطار نهایی پرداخت را ارسال کنید

درست است! هنگامی که فاکتور به مدت 45 روز یا بیشتر پرداخت نشده است و مشتری با شما صحبت نمی کند ، ممکن است زمان و هزینه شما برای ارسال آخرین اعلان پرداخت ارزش داشته باشد. به مشتری اطلاع دهید که در حال مشارکت وکیل یا آژانس جمع آوری هستید. برای سوال دیگر مسابقه به ادامه مطلب بروید.

به ارسال اعلامیه های بیشتر ادامه دهید.

نه کاملا! اگر مشتری به مدت طولانی بدون پرداخت و یا تماس با شما اجازه فاکتور را داده است ، ارزش ارسال وقت شما را ندارد. قبل از اقدام به اقدامات دیگر ، فاکتور را در فواصل منظم مانند روز اول ، روز 15 ، روز 30 و روز 45 ارسال کنید. برای یافتن پاسخ مناسب روی پاسخ دیگری کلیک کنید…

هر روز با آنها تماس بگیرید و به آنها ایمیل بزنید.

قطعا نه! هنگامی که مشتری از پرداخت فاکتور خودداری می کند ، به احتمال زیاد از طریق تلفن یا ایمیل با شما صحبت نمی کند. تلاش برای تماس با آنها هر روز اتلاف وقت شماست. برای رسیدگی به موضوع ، کمک خارجی را در نظر بگیرید. دوباره امتحان کن…

پس از 15 روز بدون پرداخت ، وکیل را درگیر کنید.

جواب منفی! شما همیشه باید به مشتری خود زمان کافی برای دریافت فاکتور بدهید و آن را برای پرداخت به بخش حسابداری ارسال کنید. گاهی اوقات شرکت های بزرگتر فرایند طولانی تری برای پرداخت فاکتورها دارند. برای یافتن پاسخ مناسب روی پاسخ دیگری کلیک کنید…

آزمونهای بیشتری می خواهید؟

به آزمایش خود ادامه دهید!

توصیه شده: