صورت سود و زیان اطلاعاتی در مورد فعالیتهای گذشته کسب و کار شما ارائه می دهد و یک سند ضروری است که باید به عنوان بخشی از گزارش مالی شما ایجاد شود. اگر به عنوان مثال برای وام مشاغل کوچک درخواست می کنید ، لازم است یکی را ایجاد کنید. در حالی که می توانید الگوهایی برای تهیه صورت سود و زیان پیدا کنید ، اما یک سند نسبتاً ساده است که می توانید خودتان با استفاده از سوابق مالی اولیه کسب و کار خود ایجاد کنید.
مراحل
قسمت 1 از 3: محاسبه درآمد
مرحله 1. دوره زمانی را که می خواهید گزارش شما پوشش دهد انتخاب کنید
ممکن است بخواهید صورت سود و زیان ایجاد کنید تا فقط چند ماه را پوشش دهد یا یک سال کامل عملیات را پوشش دهد. اگر بیانیه را برای شخص ثالث آماده می کنید ، ممکن است مدت زمانی را که بیانیه باید پوشش دهد ، تعیین کنند.
- صورت سود و زیان معمولاً باید حداقل یک چهارم را پوشش دهد تا هر میزان قابل توجهی از اطلاعات مفید را منتقل کند.
- در عین حال ، صورت سود و زیان که بیش از یک دوره 12 ماهه را پوشش می دهد ، معمولاً داده های زیادی برای مفید بودن دارد.
مرحله 2. داده های خود را بر این اساس تنظیم کنید
صورت سود و زیان که فقط یک دوره کوتاه مدت ، مانند سه ماه یا یک چهارم را شامل می شود ، می تواند دارای جزئیات بسیار بیشتری نسبت به گزارشی باشد که یک سال کامل عملیات را پوشش می دهد.
- هر چه مدت زمانی که پوشش می دهید بیشتر باشد ، صورت سود و زیان شما باید جزئی تر باشد. به عنوان مثال ، اگر در حال تهیه صورت سود و زیان مربوط به شش ماه گذشته هستید ، ممکن است بخواهید مجموع درآمد و هزینه هر ماه را شامل شود.
- با این حال ، اگر صورت سود و زیان شما یک سال کامل را پوشش می دهد ، تجزیه آن سال به چهار ماه به جای ماههای جداگانه مفیدتر خواهد بود.
مرحله 3. جمع آوری اسناد مربوط به آمار فروش و سایر درآمدها
برای تهیه صورت سود و زیان ، به ارقام خام برای تمام درآمدهایی که کسب و کار شما در دوره ای که صورت حساب شامل آن می شود ، نیاز دارید ، از جمله هرگونه سود از دارایی ها.
- اگر حسابدار ندارید یا از نرم افزار حسابداری استفاده نمی کنید ، جمع آوری این اسناد ممکن است یک چالش باشد.
- با این حال ، به خاطر داشته باشید که اگر درآمد ثبت نکرده اید ، نه تنها در ایجاد این بیانیه با مشکل روبرو خواهید شد ، بلکه هنگام تهیه مالیات نیز با مشکل مواجه خواهید شد.
- درآمد خود را به دسته های کلی تقسیم کنید تا بتوانید تعیین کنید که کسب و کار شما برای هر خیابان از فعالیت شما چقدر پول به ارمغان می آورد.
- شما همچنین می خواهید درآمد غیرعملیاتی مانند سود سرمایه را جدا از درآمد عملیاتی خود نگه دارید.
- سوابق مالی مهم هستند ، بنابراین اگر در هنگام جمع آوری اطلاعات درآمد برای تکمیل صورتحساب خود ، با هرگونه شکاف در ثبت پرونده خود مواجه شدید ، یادداشت کنید تا در اسرع وقت مشکل را برطرف کنید.
مرحله 4. مجموع درآمد خود را در طول دوره انتخاب شده
به طور معمول ، شما می خواهید کل کل را برای دوره های زمانی کوتاه تر ، مانند ماه ها یا سه ماهه ، اضافه کنید ، علاوه بر کل درآمد نهایی برای کل دوره تحت پوشش صورت حساب.
- شما مجموع کل در هر دسته و همچنین کل درآمد در دوره معین و هر بخش از آن دوره را می خواهید.
- به عنوان مثال ، اگر درآمد شما در سه دسته است و صورت سود و زیان شما شامل سه ماه است ، مجموع درآمد هر دسته در هر ماه و همچنین مجموع درآمد هر دسته از درآمد در کل سه ماهه را می خواهید.
- سپس ، شما می خواهید درآمد کل در هر رده را برای کل سه ماهه ، به همراه بزرگترین درآمد خود برای کل سه ماهه ، جمع کنید.
قسمت 2 از 3: مجموع هزینه های عملیاتی
مرحله 1. اطلاعاتی در مورد هزینه های خود جمع آوری کنید
داشتن سوابق تجاری دقیق شاید مهمترین کلید برای اطمینان از داشتن صورت سود و زیان دقیق باشد. اگر هزینه ها را در سوابق خود نداشته باشید ، نمی توانید حساب کنید.
- برای هزینه هایی که کسب و کار شما در مدت زمانی که شما برای پوشش صورت سود و زیان انتخاب کرده اید ، باید به سوابق نیاز داشته باشید.
- در حالی که احتمالاً برای محاسبه هزینه های اصلی مانند پرداخت اجاره یا خدمات شهری مشکلی نخواهید داشت ، هزینه های جانبی مانند خریدهای اندک عرضه یا نیروی کار موقت را فراموش نکنید.
- اگر برای ایجاد محصول دیگری که می فروشید مواد اولیه خریداری کنید ، این مواد اولیه نیز بخشی از هزینه های شما هستند.
- به همین ترتیب ، موجودی فروشگاههای خرده فروشی نیز باید به منظور صورت سود و زیان در هزینه های شما لحاظ شود.
مرحله 2. ایجاد دسته بندی کلی برای هزینه های عملیاتی
نحوه طبقه بندی هزینه های عملیاتی شما تا حدودی بستگی به این دارد که صورت سود و زیان شما به صورت داخلی مورد استفاده قرار می گیرد یا برای شخص ثالثی تهیه می شود ، مانند یک وام دهنده بالقوه.
- اگر در حال تهیه صورت سود و زیان برای شخص ثالث هستید ، احتمالاً نمی خواهید که آنها جزئیات صریح در مورد تجارت شما و هزینه های عملیات شما داشته باشند.
- به همین دلیل ، شما معمولاً می خواهید از دسته بندی های عمومی مانند "تبلیغات" یا "هزینه های اداری" استفاده کنید.
- از سوی دیگر ، اگر در حال ایجاد صورت سود و زیان برای تجزیه و تحلیل داخلی هستید ، ممکن است بخواهید هزینه های خود را تا حد بیشتری مشخص کنید.
- به عنوان مثال ، اگر روشهای مختلف تبلیغات و بازاریابی را آزمایش می کردید و می خواهید تجزیه و تحلیل کنید که درآمد کسب و کار شما در هر روش چگونه تغییر کرده است ، ممکن است آنها را جدا کرده و دسته بندی های جداگانه ای برای تبلیغات اینترنتی و تبلیغات تلویزیونی داشته باشید.
مرحله 3. شامل هزینه های غیر عملیاتی
هزینه های غیر عملیاتی در اصل هر گونه هزینه ای است که توسط کسب و کار شما انجام می شود و مستقیماً به عملکرد کسب و کار شما مربوط نمی شود ، مانند سود وام های موجود.
- هزینه های غیر عملیاتی نیز شامل هرگونه هزینه حقوقی یا حسابداری و هزینه خدمات بانک است.
- می توانید این موارد را جداگانه دسته بندی کنید ، یا می توانید آنها را به عنوان "هزینه های غیر عملیاتی" لیست کرده و مجموع آن را برای هر دوره ارائه دهید.
مرحله 4. ضررهایی را که کسب و کار شما متحمل شده است لیست کنید
زیان ها معمولاً شامل هرگونه خسارت وارده به کسب و کار شما در نتیجه یک دعوی ، یا خسارت های ناشی از فروش دارایی های شرکت است که تحت هیچ گونه هزینه ای قرار نمی گیرد.
برخلاف هزینه های شما ، ضرر و زیان شما باید به طور خاص مشخص شود. در بیشتر موارد ، بعید است که این مبالغ تکرار شود ، بنابراین مهم است که آنها به طور خاص حساب شوند
قسمت 3 از 3: پیدا کردن درآمد خالص
مرحله 1. تصمیم بگیرید که از الگو استفاده کنید یا صفحه گسترده خود را ایجاد کنید
می توانید یک الگو را به صورت آنلاین بارگیری کنید تا از صورت سود و زیان خود استفاده کنید یا از الگویی که به همراه برنامه صفحه گسترده شما ارائه می شود استفاده کنید.
- با این حال ، ایجاد صفحه گسترده خود می تواند به شما این امکان را بدهد که اطلاعات را با توجه به اهداف خود به صورت دقیق تری سفارشی کنید.
- اگر در حال تهیه صورت سود و زیان برای شخص ثالث ، مانند وام دهنده هستید ، ممکن است آنها بخواهند اطلاعات به نحوی مرتب شوند ، یا نیاز به درج داده های خاص داشته باشند.
- اگر اطلاعات مورد نیاز خود را می دانید ، صفحه گسترده شما باید با داده های شما مطابقت داشته باشد - نه برعکس.
مرحله 2. سطرها و ستون های خود را ایجاد کنید
اگر تصمیم دارید صفحه گسترده خود را ایجاد کنید ، آن را با درآمدها و هزینه های خود به عنوان سطرها و دوره های زمانی خود را به عنوان ستون ها سازماندهی کنید. داده های شما در سلول های مربوطه وارد می شوند.
- سازمان شما باید منطقی باشد و به راحتی قابل پیگیری است. به طور معمول ، ورودی های درآمد شما سطوح بالای صفحه گسترده شما را پوشش می دهد ، در حالی که هزینه های شما در خطوط زیر ظاهر می شود.
- این به طور طبیعی جریان می یابد ، زیرا شما هزینه ها را از درآمد خود کم می کنید تا سود خالص خود را بیابید.
- ستون اول شما انواع درآمدها و هزینه هایی را که در هر سلول جدول ظاهر می شود ، مشخص می کند و هر ستون بعدی دوره زمانی مربوط به آن اعداد را نشان می دهد.
- به عنوان مثال ، اگر صورت سود و زیان شما فقط یک چهارم را پوشش دهد ، صفحه گسترده شما حداقل دارای چهار ستون است - یکی برای برچسب ها ، و سه ستون دیگر برای هر ماه که در سه ماه ذکر شده است.
- همچنین ممکن است بخواهید یک ستون دیگر در سمت راست برای کل داشته باشید.
مرحله 3. تصمیم بگیرید که از کدام روش می خواهید نوشته های خود را لیست کنید
از دو روش می توانید در صورت سود و زیان استفاده کنید. ساده ترین این دو روش تک مرحله ای است که از طریق آن شما به سادگی تمام هزینه ها و ضررها را از همه درآمد و سود کم می کنید.
- با استفاده از روش چند قسمتی ، درآمد و هزینه های عملیاتی خود را از سایر درآمدها و هزینه ها جدا می کنید. فروش شما منهای هزینه های فروش و اداری سود عملیاتی خالص شماست.
- افزودن درآمدهای دیگر منهای هزینه های دیگر به سود عملیاتی خالص ، سود خالص قبل از مالیات را به شما می دهد.
- اگر مشاغل مبتنی بر موجودی مانند فروشگاه خرده فروشی دارید ، روش چند قسمتی منطقی تر می شود.
- اگر صورت سود و زیان را برای شخص ثالث آماده می کنید ، ممکن است روش مورد استفاده و ارقام مورد نیاز را به شما دیکته کند. به عنوان مثال ، در صورت درخواست وام مشاغل کوچک ، بسیاری از بانک ها نیاز به صورت سود و زیان با استفاده از روش چند قسمتی دارند.
مرحله 4. مقادیر قابل اعمال را وارد کنید
هنگامی که صفحه گسترده شما تنظیم شد ، شما آماده هستید تا ارقامی را که برای درآمد و هزینه های خود پیدا کرده اید در هر بازه زمانی در زیر طبقه بندی کنید. این نیز زمان خوبی برای بررسی مجدد ریاضی است.
- شما می توانید صفحه گسترده خود را در کل سلول های خاص تنظیم کنید ، بنابراین مجموع درآمد شما برای هر دسته از درآمد یا هزینه به طور خودکار پر می شود.
- هنگامی که تمام شماره های خود را وارد کردید ، باید درآمد خود را برای کل دوره و هزینه های خود را برای کل دوره جمع کنید.
- اگر از روش چند قسمتی استفاده می کنید ، برای درآمد عملیاتی و غیرعملیاتی و همچنین هزینه های عملیاتی و غیرعملی به مجموع جداگانه نیاز دارید.
مرحله 5. هزینه های خود را از درآمد خود کم کنید
اگر از روش تک مرحله ای استفاده می کنید ، وقتی همه اعداد را وارد کردید ، ریاضیات ساده ای برای پیدا کردن سود خالص کسب و کار خود دارید. ریاضیات چند مرحله ای نیز به همین سادگی است ، اما ابتدا شامل سود عملیاتی و سپس سود خالص قبل از مالیات است.
- در حالی که هدف صورت سود و زیان ، که صورت سود و زیان نیز نامیده می شود ، یافتن سود خالص شما است ، این تنها رقم مهم در کل سند نیست.
- صورت سود و زیان شما تصویر کوتاهی از درآمد ورودی و خروجی از کسب و کار شما در بازه زمانی آن را پوشش می دهد. می توانید از آن برای تجزیه و تحلیل سلامت مالی کسب و کار خود استفاده کنید.
- مشاهده اعداد خام در قالب صفحه گسترده می تواند به شما در شناسایی مناطق برای بهبود یا ارزیابی آزمایش هایی که با روش های مختلف عملیات انجام داده اید ، کمک کند.