3 روش برای مدیریت چندین پروژه

فهرست مطالب:

3 روش برای مدیریت چندین پروژه
3 روش برای مدیریت چندین پروژه

تصویری: 3 روش برای مدیریت چندین پروژه

تصویری: 3 روش برای مدیریت چندین پروژه
تصویری: Agile 3 - Scrum Roles - مدیریت پروژه چابک یا اجایل - اعضای تیم اسکرام 2024, مارس
Anonim

در دنیای کسب و کار سریع امروز ، به احتمال زیاد در هر زمان بیش از یک کار برای کار دارید. برای موفقیت مداوم ، باید نحوه مدیریت چندین پروژه را همزمان بدانید. این امر با تعیین اولویت ها برای هر چیزی که روی آن کار می کنید ، نوشتن برنامه های دقیق و نگه داشتن اطلاعات پروژه شروع می شود. شما می توانید ابتدا روی پروژه های مخوف کار کنید ، هنگام گیر افتادن بین پروژه ها ، و کاهش کارهای بیهوده تمرین کنید. وقتی دیگران را مدیریت می کنید ، خوب است بدانید که آنها چگونه با هم ارتباط برقرار می کنند و مطمئن شوید که شما به افراد واگذار کرده و اجازه می دهید کار کنند.

مراحل

روش 1 از 3: سازماندهی کارآمد

مدیریت پروژه های متعدد مرحله 1
مدیریت پروژه های متعدد مرحله 1

مرحله 1. پروژه های خود را در اولویت قرار دهید تا همه چیز را در چشم انداز نگه دارید

همه کارهایی که روی آن کار می کنید ، نتیجه یکسانی برای به پایان رساندن آن یا عواقبی برای به پایان نرساندن آن ندارند. همانطور که روی پروژه ها کار می کنید و دائماً موارد بیشتری را به لیست خود اضافه می کنید ، از نوعی سیستم استفاده کنید تا به خود یادآوری کنید که مهمترین و چه چیزی را می توانید برای مدت طولانی به تعویق بیندازید.

  • یکی از راههای اولویت بندی این است که به زمان سررسید توجه داشته باشید و اطمینان حاصل کنید که بیشتر روی مواردی که زودتر مقرر می شوند کار می کنید. شما هنوز باید در پروژه های بلندمدت کار کنید ، نه اینکه منتظر بمانید تا مهلت مقرر به شما برسد.
  • همچنین می توانید بر اساس اندازه پروژه یا دشواری انجام آن اولویت بندی کنید. می توان برای پروژه های دشوار اولویت بیشتری قائل شد تا از به تعویق انداختن آنها و عجله در آخرین لحظه اجتناب کنید.
  • یک سیستم کدگذاری رنگ ایجاد کنید که به شما یک سطح بصری از سطوح اولویت نسبی را ارائه دهد. به عنوان مثال ، با این حال که تصمیم می گیرید اولویت ها را تعیین کنید ، قرمز را در بالاترین حد ، رنگ بنفش را در وسط و آبی را در سطحی که می توانید حفظ کنید قرار دهید.

نکته متخصص

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow Elizabeth Douglas is the CEO of wikiHow. Elizabeth has over 15 years of experience working in the tech industry including roles in computer engineering, user experience, and product management. She received her BS in Computer Science and her Master of Business Administration (MBA) from Stanford University.

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow

Elizabeth Douglas, CEO of wikiHow, advises:

“In general, I find it useful to think ahead in the day in terms of how I’m going to spend my time, based on these priorities. I try to map out how much each project needs from me on a daily basis and plan accordingly.”

مدیریت پروژه های متعدد مرحله 2
مدیریت پروژه های متعدد مرحله 2

مرحله 2. یک فرایند دقیق برای هر پروژه بنویسید

هر پروژه شامل مراحل ، مراحل یا جنبه های متعددی خواهد بود. عادت داشته باشید که پروژه ها را به بخش های خاصی از کار تقسیم کنید. این موارد را بنویسید و برای نحوه انجام هر مرحله از برنامه برنامه ریزی کنید. برای هر وظیفه محدودیت زمانی تعیین کنید و به آن پایبند باشید ، اما مدت زمان آن را بیش از حد ارزیابی کنید تا کمی بالشتک داشته باشید.

  • این یک نوع عادت است که ممکن است به نظر برسد که فقط از زمان اضافی استفاده می کند ، اما اگر راهنمای مفصلی برای کارهایی که باید قبل از شروع به کار داشته باشید داشته باشید ، به شما در برابر فراموش کردن چیزی در طول راه کمک می کند.
  • از افراط و تفریط در جزئیات نترسید زیرا هرچه بیشتر کارها را گسترش دهید ، آنچه برای انجام دادن نیاز دارید واضح تر خواهد بود. به علاوه با انجام هر قسمت کوچک از پروژه احساس خواهید کرد که در حال انجام کارهای بیشتری هستید.

نکته متخصص

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow Elizabeth Douglas is the CEO of wikiHow. Elizabeth has over 15 years of experience working in the tech industry including roles in computer engineering, user experience, and product management. She received her BS in Computer Science and her Master of Business Administration (MBA) from Stanford University.

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow

Elizabeth Douglas, CEO of wikiHow, advises:

“For this, try to understand what the needs of each project are on a daily basis, a weekly basis, even an hour-by-hour basis. Knowing the demands of each project will help you make a better plan for how to spend your time. You should also be sure to give yourself time for any random, surprise needs of a project.”

مدیریت پروژه های متعدد مرحله 3
مدیریت پروژه های متعدد مرحله 3

مرحله 3. اطلاعات مهم را در یک مکان مشخص و مشخص نگهداری کنید

ذخیره اطلاعات حیاتی در پروژه های مختلف شما در یک مکان به شما اطمینان می دهد که هرگز از آن اطلاعاتی را از دست نخواهید داد. این می تواند به معنای یک دفترچه یا صفحه گسترده یا یک پوشه خاص برای همه اسناد پروژه باشد. این مکان واحد می تواند دارای بخش هایی برای اطلاعات اولیه در مورد همه پروژه ها و اطلاعات خاص در مورد هر پروژه جداگانه باشد.

  • اگر ذخیره اطلاعات از پروژه های جداگانه در یک مکان مرکزی منطقی نیست ، حداقل مطمئن شوید که تمام اطلاعات مربوط به هر پروژه را در یک مکان ذخیره کنید.
  • هنگامی که با تیمی کار می کنید که همه آنها نیاز به دسترسی به مجموعه اسناد دارند ، مطمئن شوید که گذرواژه لازم یا کپی اسناد فیزیکی را در اختیار داشته باشند.
  • پس از اتمام پروژه ، اسناد آن را (اگر منطقی به نظر برسد) یا همه اطلاعات پروژه را جابجا کنید. شاید هرگز کارهایی را که انجام داده اید دور نیندازید یا حذف نکنید ، اما حداقل می توانید آن را در مکانی جداگانه که مخصوص اقلام تمام شده تعیین شده است ، ذخیره کنید.

روش 2 از 3: حفظ بهره وری

مدیریت پروژه های متعدد مرحله 4
مدیریت پروژه های متعدد مرحله 4

مرحله 1. چیزی را که از آن می ترسید انتخاب کنید و صبح اول روی آن کار کنید

اجتناب از کارهایی که از انجام آنها می ترسید هرگز انجام آنها را آسان نمی کند. خود را مجبور کنید که در اوایل روز در حالی که تا حدودی تازه کار هستید به کارهای سخت بپردازید. اگر چیزی را بیشتر به تعویق بیندازید ، به ندرت متوقف خواهید شد. پس از اتمام کار مخوف ، احساس می کنید که یک بار برداشته شده است و بقیه روز را به شما تحریک می کند.

  • کارهای ترسناک ممکن است همیشه مواردی نباشند که بیشترین اولویت را دارند ، اما از قاعده اولویت مستثنی است.
  • اگر از چیزی می ترسید که یک کار زمان بر است ، این را در نظر بگیرید. شاید بتوانید یک روز بخش بزرگی از این روند را صبح انجام دهید و روز بعد آن را صبح به پایان برسانید.

نکته متخصص

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow Elizabeth Douglas is the CEO of wikiHow. Elizabeth has over 15 years of experience working in the tech industry including roles in computer engineering, user experience, and product management. She received her BS in Computer Science and her Master of Business Administration (MBA) from Stanford University.

Elizabeth Douglas
Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow

Elizabeth Douglas, CEO of wikiHow, adds:

“Consider a to-do list to motivate you here as well. A to-do list lets you have the joy of marking things off as you get them done, which can motivate you to get through those tough tasks.”

مدیریت پروژه های متعدد مرحله 5
مدیریت پروژه های متعدد مرحله 5

مرحله 2. هنگام برخورد با دیوار به تصحیح دوره بپردازید

زمان هایی را خواهید داشت که روی یک کار مهم کار می کنید ، اما فقط به دیوار برخورد می کنید و پیشرفت خود را متوقف می کنید. خیره شدن به دیوار و ضرب و شتم خود کمکی نمی کند ، بنابراین یک حرکت ملایم به کارهای دیگر انجام دهید. ممکن است لازم باشد سریع برگردید ، اما استراحت به شما کمک می کند تا کارآمد باشید.

  • خاموش کردن کار دیگر ممکن است همیشه یک گزینه نباشد ، به خصوص اگر در تنگنا قرار دارید. موقعیت خود را در نظر بگیرید و مطابق آن عمل کنید. شاید وقت ندارید که به طور کامل به یک پروژه متفاوت بروید ، اما می توانید پنج دقیقه نفس بکشید و دوباره تمرکز کنید.
  • اگر وقت دارید که به پروژه دیگری بروید ، تمام توجه خود را به آن معطوف کنید. اگر ذهن شما در مورد اول گیر کرده است ، تغییر پروژه ها فایده ای ندارد.
مدیریت پروژه های متعدد مرحله 6
مدیریت پروژه های متعدد مرحله 6

مرحله 3. جنبه های غیر ضروری کار را حذف کنید

ممکن است هنگام کار بر روی پروژه ها عاداتی داشته باشید ، اما متوجه می شوید که این موارد به طور مستقیم به کار مورد نظر کمک نمی کند. کار اضافی برای خود انجام ندهید فرآیندهای خود را ارزیابی کنید و به دنبال کارهایی باشید که می توانید انجام آنها را متوقف کنید. این باعث می شود زمان برای کارهای مهم آزاد شود و تلاش های شما را ساده کند.

  • به عنوان مثال ، شاید شما همیشه یک تابلوی اعلانات موضوعی برای پروژه های جدید بسازید ، که در واقع فقط یک تاکتیک برای به تعویق انداختن شروع کار است. یا شاید شما اسامی رمز خنده دار برای اعضای تیم ارائه دهید ، اما هرگز از آنها در طول پروژه استفاده نمی کنید.
  • شما نمی خواهید چیزهایی را که شیوه های ارزشمندی هستند حذف کنید ، اما سعی کنید صادقانه در مورد چیزهایی که کمک می کنند و چیزهایی که مفید نیستند صادق باشید.

روش 3 از 3: کار با دیگران

مدیریت پروژه های متعدد مرحله 7
مدیریت پروژه های متعدد مرحله 7

مرحله 1. محدودیت ها را تعیین کنید و نه بگویید

شما آستانه ای برای میزان واقع بینانه خود دارید. دانستن این محدودیت و ماندن در نقطه شیرین بسیار مهم است. اگر حداکثر ظرفیت خود را دارید و فرصتی دیگر پیش می آید ، نه گفتن را بیاموزید. شاید بهتر باشد کاری را از دست بدهید و در واقع کارهایی را که در حال حاضر دارید انجام دهید ، بهتر از انجام پروژه دیگری و شکست همه آنها باشید.

  • یادگیری اینکه محدودیت شما دقیقاً کجاست ممکن است به آزمایش و خطا نیاز داشته باشد. اگر دفعه اول درست متوجه نشده اید ، از خودتان دست نکشید. شما باید به نحوی حد خود را پیدا کنید ، حتی اگر به معنی انداختن یک یا دو بار توپ باشد.
  • شاید پروژه ای که به تازگی ارائه شده چیزی نباشد که بتوانید از پس آن بربیایید. در مواردی که چنین است ، با دقت در نظر بگیرید. با رها کردن چیزی که قبلاً متعهد به کار روی آن بودید ، ممکن است یک پل را بسوزانید.
مدیریت پروژه های متعدد مرحله 8
مدیریت پروژه های متعدد مرحله 8

مرحله 2. وظایف را تعیین کنید و مدیریت خرد نکنید

وقتی تیمی دارید که با آن کار می کنید یا بر آن نظارت می کنید ، همیشه بهتر است تا آنجا که می توانید کارها را به آنها واگذار کنید. ممکن است تمایل داشته باشید که تحت کنترل باشید ، اما افرادی را دارید که به دلایلی به شما کمک می کنند. در ابتدای پروژه به افراد تکلیف دهید و اجازه دهید آنچه را که به آنها محول شده است انجام دهند. کنترل را تا حدی پس نگیرید

  • وقتی کارگران خوبی دارید ، گروهی از افراد می توانند بیشتر از شما به تنهایی کار خود را انجام دهند. اگر تمایل دارید همه کارها را انجام دهید اما تفویض اختیار یک گزینه است ، برخی از کارها را کنار بگذارید. اگر کارگرانی در اختیار دارید ، اجازه ندهید کمک آنها هدر برود.
  • اگر شما مسئول هستید ، هنوز وظیفه شماست که مطمئن شوید همه چیز در حال انجام است. زمان هایی را تعیین کنید که از پیشرفت خود مطلع شوید و سپس تیم خود را به جز در زمان های خاص تنها بگذارید.
مدیریت پروژه های متعدد مرحله 9
مدیریت پروژه های متعدد مرحله 9

مرحله 3. شیوه های ارتباطی اعضای تیم خود را بیاموزید و با آنها کار کنید

شما ممکن است مسئول افرادی باشید که بسیار متفاوت از شما کار می کنند. برای تأثیرگذار بودن ، باید آن را بپذیرید. دانستن اینکه چگونه هر یک از اعضای تیم شما بهترین ارتباط را برقرار می کند ، به شما کمک می کند تا کارهای بیشتری انجام دهید. بدون افراط و تفریط ، کمی به هر فرد توجه کنید تا بتوانید بهترین کار ممکن را از آنها انجام دهید.

  • این می تواند به طور خاص در مورد اشکال ارتباطی مانند تلفن و ایمیل اعمال شود. هنگامی که به آنها بازخورد می دهید ممکن است برخی از اعضای تیم تماس را ترجیح دهند. دیگران برای کارایی ایمیل ارزش قائل خواهند شد.
  • همچنین در مورد کسانی که دوست دارند شوخی کنند ، که ترجیح می دهند جدی باشند ، و نحوه نیاز به چارچوب بندی بازخورد نیز صدق می کند. شما می خواهید تا حد ممکن با تیم خود کنار بیایید تا آنها بخواهند با شما همکاری کنند.
  • افراد خود را یادداشت کنید تا مطمئن شوید آنچه را که در مورد آنها می آموزید به کار ببرید. ممکن است به طور مستقیم در مورد برخی از ترجیحات آنها از آنها بپرسید یا بهتر است با گذشت زمان آنها را بفهمید.
مدیریت پروژه های متعدد مرحله 10
مدیریت پروژه های متعدد مرحله 10

مرحله 4. در ارتباط با پیشرفت در ارتباط باشید

این که آیا شما مسئول هستید یا به شخص دیگری گزارش می دهید ، پیشرفتهای مهم مهم هستند. با افرادی که مسئول آنها هستید زمان تعیین کنید تا آنها شما را به روز کنند. وقتی کارها را انجام می دهید در مورد گزارش به سرپرست خود پیشقدم باشید. به روزرسانی های مداوم ، اگر ثابت نباشد ، پروژه را بدون مشکل ادامه می دهد.

  • ایجاد مهلت گزارش پیشرفت در مراحل مختلف پروژه می تواند مفید باشد. این می تواند برای پروژه های کوتاه روزانه یا هفته ای یکبار برای پروژه های در حال اجرا باشد.
  • این امر به ویژه مهم است اگر بخشی از پروژه بر روی قسمت قبل از آن ساخته شود. اگر تام منتظر است تا لزلی قسمت خود را به پایان برساند تا بتواند روی کار خود کار کند ، باید بداند که او تا چه حد فاصله دارد.
  • تعیین انتظارات در ابتدا برای نحوه به روزرسانی پیشرفت مهم است. شما نمی خواهید نصف یک پروژه را پشت سر بگذارید و با بررسی پیشرفت افراد را شگفت زده کنید.

نکات

  • برای خود هدفی تعیین کنید که هر روز کاری را به پایان برسانید.
  • وقتی می توانید ، به اعضای تیم اجازه دهید آنچه را که روی آن کار می کنند انتخاب کنند تا بتوانید خرید کامل آنها را داشته باشید.
  • برای برنامه های احتمالی که ممکن است پیش بیاید مقداری انعطاف در برنامه خود بگذارید.

توصیه شده: