نحوه مدیریت یک پروژه (همراه با تصاویر)

فهرست مطالب:

نحوه مدیریت یک پروژه (همراه با تصاویر)
نحوه مدیریت یک پروژه (همراه با تصاویر)

تصویری: نحوه مدیریت یک پروژه (همراه با تصاویر)

تصویری: نحوه مدیریت یک پروژه (همراه با تصاویر)
تصویری: مدیریت پروژه به زبان ساده: پروژه چیست؟ 2024, مارس
Anonim

یک پروژه مسئولیت بزرگی است ، اما می توانید با برنامه ریزی از قبل مدیریت آن را آسان تر کنید. این کار با شناسایی اهداف پروژه شما و تجزیه آنها به مراحل قابل اجرا انجام می شود. در حالی که از بودجه یا محدودیت های زمانی مطلع هستید ، باید برنامه های خود را با شکل گرفتن پروژه تنظیم کنید. سپس ، با برقراری ارتباط با اعضای پروژه ، پروژه را به موفقیت می رسانید.

مراحل

قسمت 1 از 3: شرح پروژه و تعیین وظایف

مدیریت پروژه مرحله 1
مدیریت پروژه مرحله 1

مرحله 1. اهداف پروژه را مشخص کنید

وقت بگذارید و هدف پروژه خود را توضیح دهید و بدانید که چه چیزی به آن می رسد. این را روی تخته سفید ، سند رایانه یا کاغذ در چند جمله بنویسید. توضیحات را تا حد ممکن خاص و قابل فهم کنید.

  • یکی از راه های انجام این کار این است که تظاهر کنید در حال نوشتن اعلامیه معرفی محصول نهایی هستید. تصور کنید که پروژه وقتی به پایان می رسد چگونه خواهد بود.
  • به عنوان مثال ، "ساخت خانه" یک توصیف بسیار اساسی است. "ساخت یک خانه ساحلی شیشه ای 3 خوابه" بیشتر توصیفی و مفید است.
مدیریت پروژه مرحله 2
مدیریت پروژه مرحله 2

مرحله 2. با انجام وظایفی که باید انجام دهید ، لیستی از کارهای انجام شده ایجاد کنید

راه هایی برای تحقق اهداف پروژه ارائه دهید. با گام های بزرگ شروع کنید و آنها را در زیر هدف خود فهرست کنید. این به شما یک ایده اساسی از آنچه باید انجام دهید می دهد. این مراحل را به مراحل کوچکتر تقسیم کنید تا کاربردی تر شوند.

  • این می تواند مفید باشد که با چشم انداز خود در مورد پروژه نهایی شروع کنید و مشخص کنید که برای تحقق آن باید چه کار کنید.
  • به عنوان مثال ، اگر در حال ایجاد یک وب سایت هستید ، باید گرافیک بسازید ، کد نویسی ارائه دهید و متن صفحه را بنویسید.
  • یک مرحله قابل اجرا ممکن است این باشد ، "یک فیلتر روی تصویر فیل بمالید ، سپس آن را در وب سایت قرار دهید."
مدیریت پروژه مرحله 3
مدیریت پروژه مرحله 3

مرحله 3. با تیم خود لیست را مرور کنید

اجازه دهید تیم شما لیست را بررسی کرده و نظرات خود را ارائه دهد. بسیاری از مواقع گام های کوچکتری را برای دستیابی به مواردی که شما ذکر کرده اید ، ارائه می دهند. اشتراک گذاری این مراحل همچنین تضمین می کند که همه افرادی که روی پروژه کار می کنند در یک صفحه قرار دارند.

یکی از راه های این کار ایجاد نقشه ذهنی است. برای انجام این کار ، ابتدا کارهای بزرگ را لیست کنید ، سپس "شاخه هایی" را بکشید که آنها را به مراحل و ایده های کوچکتر پیوند می دهد. حتماً از نقشه عکس بگیرید یا کاغذ را ذخیره کنید

مرحله 4 پروژه را مدیریت کنید
مرحله 4 پروژه را مدیریت کنید

مرحله 4. زمان و هزینه هر مرحله را برآورد کنید

به هر یک از مراحل ذکر شده برگردید و محاسبه کنید که از چه منابعی برای انجام آنها استفاده خواهید کرد. حدس شما 100٪ دقیق نخواهد بود ، اما باید به شما حس کند که برای اتمام پروژه به چه چیزی نیاز دارید. به یاد داشته باشید که کارهایی که گروه شما قبلاً انجام نداده است زمان و پول اضافی را می طلبد ، بنابراین این را حساب کنید.

  • با جستجوی آنلاین و پرسیدن افرادی که قبلاً آن را انجام داده اند ، می توانید در مورد زمان و هزینه یک کار تحقیق کنید. به عنوان مثال ، یک کدگذار متخصص می تواند به شما بگوید که چقدر طول می کشد تا یک برنامه جدید برای وب سایت خود ایجاد کنید.
  • تخصیص زمان مشخصی به کارهایی که می توانند به طور نامحدود ادامه پیدا کنند ، مفید خواهد بود. به عنوان مثال ، بنویسید: "ما حداکثر 20 ساعت صرف ایجاد طرح گرافیکی می کنیم."
  • اگر از هزینه های یک مرحله مطمئن نیستید ، می توانید لیست زمان و هزینه ای را که مایل هستید برای تکمیل مرحله اختصاص دهید ، ذکر کنید. به عنوان مثال ، بنویسید: "این بخش از دنیای بازی ما باید ظرف 2 ماه انجام شود و هزینه آن کمتر از 1،000 دلار باشد."
مدیریت پروژه مرحله 5
مدیریت پروژه مرحله 5

مرحله 5. وظایف را در یک جدول زمانی سازماندهی کنید

اکنون به لیست بزرگ مراحل خود بازگردید و مراحل را به ترتیب کار مرتب کنید. شما می توانید وظایف را به صورت مرحله ای با مهلت بندی گروه بندی کنید ، که برای حفظ تیم شما در مسیر مفید است.

  • به عنوان مثال ، هنگام ایجاد یک وب سایت ، مراحل پروژه یا مراحل مهم ممکن است ساخت ، طراحی و آزمایش باشد.
  • هنگامی که یک مرحله یا مرحله مهم را پشت سر می گذارید ، تصدیق کار تیم شما می تواند مفید باشد. یک پیام دلگرم کننده برای آنها ارسال کنید ، برای آنها پیراشکی بخرید یا با انجام کار دیگری که به آنها انگیزه می دهد.
مدیریت پروژه مرحله 6
مدیریت پروژه مرحله 6

مرحله 6. وظایف را برای شرکت کنندگان در پروژه تعیین کنید

تصمیم بگیرید که اعضای گروه شما روی چه وظایفی کار خواهند کرد. برای انجام این کار ، با هر فرد صحبت کنید تا نقاط قوت و تخصص خود را بیابید. شما همچنین می توانید بخشی از مسئولیت را با داوطلب شدن اعضای پروژه در بخش های مختلف تقسیم کنید.

به عنوان مثال ، شما به احتمال زیاد می خواهید یک هنرمند گرافیک جنبه بصری پروژه را مدیریت کند. سپس ممکن است کار ساختمانی را به شخص دیگری واگذار کنید

قسمت 2 از 3: مدیریت مشکلات در پروژه

مدیریت پروژه مرحله 7
مدیریت پروژه مرحله 7

مرحله 1. بودجه و مهلت پروژه را مرور کنید

برآورد زمان و هزینه خود را جمع کنید ، سپس وظایف محوله را مرور کنید. ممکن است مشاهده کنید که پروژه بسیار بزرگ و پیچیده است تا به موقع و با بودجه کامل انجام شود ، یا ممکن است افراد کافی نداشته باشید. برای تکمیل پروژه باید تغییراتی ایجاد کنید.

به عنوان مثال ، ممکن است فقط چند هفته به پایان بازی ویدیویی خود داشته باشید. شما باید بازی را به پایان برسانید ، آن را آزمایش کنید و با استخدام افراد بیشتر یا تأخیر در تاریخ انتشار ، اشکالات را برطرف کنید

مرحله 8 پروژه را مدیریت کنید
مرحله 8 پروژه را مدیریت کنید

مرحله 2. اگر نمی توانید پروژه را به موقع به پایان برسانید ، مهلت را به عقب ببرید

اگر متوجه شدید که برای اتمام پروژه به زمان بیشتری نیاز دارید ، به شخصی که پروژه را اختصاص داده است ، اطلاع دهید. آنها ممکن است مایل به تمدید مهلت باشند. مهم این است که فوراً درخواست کنید تا تیم شما بتواند هر اتفاقی که بیفتد تنظیم کند.

به یاد داشته باشید که مهلت تمدید شده به این معنی است که هزینه و زمان پروژه بیشتر است. اگر این بر پروژه شما تأثیر می گذارد ، مطمئن شوید که آن را در نظر گرفته اید

مدیریت پروژه مرحله 9
مدیریت پروژه مرحله 9

مرحله 3. اگر پروژه باید سریعتر تکمیل شود افراد بیشتری را با خود همراه کنید

ممکن است لازم باشد برای برآوردن ضرب الاجل عجله کنید ، یا ممکن است پروژه هنوز وظایفی تعیین نشده داشته باشد. از برگزار کننده پروژه کمک بخواهید یا افرادی را پیدا کنید که بتوانند برخی از وظایف را انجام دهند.

در محیط تجاری ، کارگران بیشتر به این معنی است که هزینه پروژه بیشتر است. مطمئن شوید که قادر به افزایش بودجه برای جبران آن هستید

مرحله 10 پروژه را مدیریت کنید
مرحله 10 پروژه را مدیریت کنید

مرحله 4. برخی از مراحل را برای اتمام سریعتر پروژه حذف کنید

گاهی اوقات دید اولیه شما از پروژه امکان پذیر نیست. برخی از مراحل را برای تمرکز بر ویژگی های مهم پروژه قطع کنید. این به شما کمک می کند تا مشکلات مربوط به بودجه یا مهلت را برآورده کنید.

به عنوان مثال ، توسعه دهندگان بازی های ویدئویی اغلب باید ویژگی هایی را که بسیار پرهزینه هستند یا نمی توانند قبل از تاریخ انتشار بازی تمام شوند ، حذف کنند

مرحله 11 پروژه را مدیریت کنید
مرحله 11 پروژه را مدیریت کنید

مرحله 5. در مورد راههای رفع بدترین سناریوها تصمیم بگیرید

به این فکر کنید که چه چیزی در طول پروژه به احتمال زیاد اشتباه می کند. برای برنامه ریزی برای این موارد ، راه های جلوگیری از این مسائل را بنویسید و در صورت بروز آنها با آنها برخورد کنید.

به عنوان مثال ، ممکن است نگران باشید که سرویس گیرنده پروژه را در آخرین لحظه تغییر دهد. برای جبران خسارت ، تصمیم بگیرید که اسناد مربوط به کار را نگه دارید و به روز رسانی های مکرر را برای مشتری ارائه دهید

قسمت 3 از 3: کار بر روی پروژه

مدیریت پروژه مرحله 12
مدیریت پروژه مرحله 12

مرحله 1. برای شروع پروژه یک جلسه آغازین برگزار کنید

قبل از شروع کار روی پروژه ، آخرین بار با تیم خود ملاقات کنید. دوباره برنامه را با هم مرور کنید تا مطمئن شوید که همه می دانند پروژه چیست و از آنها چه انتظاری دارد.

  • این زمان مناسبی برای توضیح هرگونه انتظارات شما در مورد به روز رسانی وضعیت است.
  • این نباید اولین باری باشد که تیم ، روسا یا مشتریان شما درباره برنامه های پروژه شما می شنوند. آنها را در مرحله برنامه ریزی به روز نگه دارید.
مدیریت پروژه مرحله 13
مدیریت پروژه مرحله 13

مرحله 2. برای نظارت بر پیشرفت پروژه با تیم خود در تماس باشید

تیم شما باید به طور مرتب شما را در جریان کار خود قرار دهد. به آنها اطلاع دهید که باید هر گونه نگرانی یا مشکلی که دارند فوراً به شما بگویند. شما باید این موارد را بدانید تا بتوانید پروژه را در مسیر خود نگه دارید.

  • یکی از راه های انجام این کار این است که زمان معینی را انتخاب کنید ، مانند پایان هفته ، برای انجام یک ورود اجباری.
  • اگر یکی از اعضای پروژه فراموش کرد شما را به روز کند ، با او تماس بگیرید. از آنها بپرسید که پروژه چگونه پیش می رود و چه پیشرفتی داشته اند.
مدیریت پروژه مرحله 14
مدیریت پروژه مرحله 14

مرحله 3. مشتری را از پیشرفت پروژه مطلع کنید

این که آیا خالق پروژه رئیس ، خریدار یا معلم است ، در مورد چگونگی پیشرفت پروژه به آنها بگویید. هنگامی که یک مرحله اصلی به پایان رسید یا مشکلی ایجاد شد ، سریعاً به آنها ایمیل ارسال کنید یا تماس تلفنی برقرار کنید. ارتباطات خوب اطمینان می دهد که پروژه در دستان خوبی است.

به عنوان مثال ، یک استاد دانشگاه ممکن است از شما بخواهد گزارش های مهمی را در مورد پروژه دکتری خود ارسال کنید تا اطمینان حاصل شود که کار به موقع انجام می شود

مدیریت پروژه مرحله 15
مدیریت پروژه مرحله 15

مرحله 4. برنامه را در صورت نیاز برای انجام کار تنظیم کنید

پروژه ها معمولاً به طور کامل پیش نمی روند ، بنابراین باید برنامه های خود را تغییر دهید. وقتی دیگر نمی توانید یک مرحله را تکمیل کنید ، راههای جدیدی را برای رسیدن به هدف نهایی که قبلاً تصور می کردید پیدا کنید.

به عنوان مثال ، ممکن است مهلت را تنظیم کنید ، بودجه را تنظیم کنید ، برخی مراحل را قطع کنید یا از تیم خود بخواهید امروز کارهای بیشتری انجام دهد

مدیریت پروژه مرحله 16
مدیریت پروژه مرحله 16

مرحله 5. پروژه را مرور کرده و از آنچه اتفاق افتاده است درس بگیرید

وقتی پروژه به پایان رسید ، برگردید و برنامه های خود را ببینید. از خود بپرسید که در پروژه چه خوب و چه بد بود و همچنین چه کارهایی می توانست بهتر انجام شود. تصمیم بگیرید که آیا پروژه با دیدگاه اولیه شما در مورد آن مطابقت دارد یا خیر.

از تیم خود بازخورد بخواهید. آنها به احتمال زیاد بینش زیادی برای شما خواهند داشت که می تواند پروژه بعدی شما را بهبود بخشد

نکات

  • با همه افرادی که در پروژه خود هستند و آنچه آنها نیاز دارند آشنا شوید. هرچه اطلاعات بیشتری در مورد نقش آنها داشته باشید ، احتمال موفقیت پروژه بیشتر است.
  • همیشه از وضعیت پروژه مطلع باشید. شما مدیر هستید ، بنابراین همیشه در صورت نیاز درخواست به روزرسانی وضعیت کنید.
  • از تظاهر به اینکه همه چیز را می دانید اجتناب کنید. سایر اعضای پروژه ممکن است ایده هایی داشته باشند که هرگز فکرش را نمی کردید.
  • اشتباهات خود را حفظ کنید و همیشه از تیم خود حمایت کنید. این باعث می شود مدیر بهتری شوید.

توصیه شده: