نحوه تسهیل جلسه: 15 مرحله (همراه با تصاویر)

فهرست مطالب:

نحوه تسهیل جلسه: 15 مرحله (همراه با تصاویر)
نحوه تسهیل جلسه: 15 مرحله (همراه با تصاویر)

تصویری: نحوه تسهیل جلسه: 15 مرحله (همراه با تصاویر)

تصویری: نحوه تسهیل جلسه: 15 مرحله (همراه با تصاویر)
تصویری: مجبوره به همه بده تا توی زندان سالم بمونه .فیلم دوبله فارسی 2024, مارس
Anonim

تسهیل کننده جلسه مسئول رهبری جلسه است. در اصل ، هدف تسهیل کننده این است که اطمینان حاصل کند که جلسه از سازمان ، شروع ، و پایان آن بدون مشکل انجام می شود. یک جلسه که به خوبی تسهیل می شود باید اطمینان حاصل کند که تمام اهداف جلسه با نتیجه گیری آن برآورده می شود. بنابراین ، یک تسهیل کننده خوب اطمینان می دهد که همه شرکت کنندگان هدف جلسه را درک می کنند ، اطمینان حاصل می کند که تمام نیازهای حاضران برآورده شده است ، اطمینان حاصل می کند که جلسه به طور روان پیش می رود و مشارکت کامل را تضمین می کند.

مراحل

قسمت 1 از 3: زمینه سازی برای یک جلسه موفق

تسهیل جلسه 1 مرحله
تسهیل جلسه 1 مرحله

مرحله 1. آماده سازی کلیدی است ، بنابراین با یک دستور کار شروع کنید

در حالی که یک مجری باید در جلسات ترکیب شود و کار آنها را آسان جلوه دهد ، بسیار مهم است که آنها را برای جلسات آماده کنند. با نوشتن یک دستور کار شروع کنید. یک دستور کار خوب شامل نکات کلیدی در مورد جلسه و همچنین ارائه جزئیات کافی است تا حاضران بدانند کجا باشند و چه انتظاری داشته باشند.

  • به زمان شروع و پایان جلسات و همچنین محدودیت های زمانی واقعی برای هر جلسه توجه کنید تا اطمینان حاصل شود که جلسه به موقع اجرا می شود.
  • موضوعاتی را انتخاب کنید که بر همه شرکت کنندگان در جلسه تأثیر می گذارد. سعی کنید در مورد موضوعاتی که نیاز به بحث دارند ، از کسانی که در جلسه حضور دارند ، نظر بگیرید.
  • سعی کنید موضوعات را به عنوان سوالاتی مطرح کنید که برای تحریک گفتگو در جلسه نیاز به پاسخ دارند.
  • توجه داشته باشید که هدف از بحث چیست. آیا برای اطلاع است ، برای حل مشکل ، یا برای تصمیم گیری؟
  • مشخص کنید که شرکت کنندگان چگونه باید برای جلسه آماده شوند.
تسهیل جلسه 2 مرحله
تسهیل جلسه 2 مرحله

مرحله 2. لیست دعوت ها را برنامه ریزی کنید

این نیاز به یک تعادل ظریف دارد. اگر تعداد افراد بسیار اندک یا تعداد زیادی در جلسه حضور داشته باشند ، شما در خطر یک جلسه غیرمولد هستید. شما فقط می خواهید افرادی را دعوت کنید که به شما در رسیدن به هدف جلسه کمک کنند. موارد زیر را از خود بپرسید.

  • تصمیم گیرندگان اصلی در این زمینه چه کسانی هستند؟
  • چه کسی بیشتر در مورد اطلاعات مورد بحث آگاه است؟
  • چه کسی علاقه مندی به موضوعات دارد؟
  • چه کسی مجبور است تصمیماتی را که گرفته می شود اجرا کند؟
  • برخی از کارشناسان پیشنهاد می کنند که 8 نفر به جلساتی دعوت شوند که باید در آنها تصمیم گیری شود. در مقابل ، آنها 18 نفر را هنگامی که هدف از جلسه طوفان مغزی است ، پیشنهاد می کنند.
تسهیل جلسه 3 مرحله
تسهیل جلسه 3 مرحله

مرحله 3. دعوت نامه ها را از طریق ایمیل ارسال کنید

ارسال ایمیل ساده ترین راه برای دعوت از شرکت کنندگان است. ایمیل شما باید معرفی مختصری از جلسه را ارائه دهد. همچنین باید شامل تاریخ ، زمان و احتمالاً مهلت RSVP باشد. دستور کار باید به ایمیل ضمیمه شود.

نیاز به RSVP اختیاری است ، اما به شما این امکان را می دهد که مقدار مناسبی از مواد را برای همه شرکت کنندگان آماده کنید

تسهیل جلسه 4 مرحله
تسهیل جلسه 4 مرحله

مرحله 4. شروع به فکر کردن در مورد کارهایی که یک تسهیل کننده خوب انجام می دهد ، کنید

با تأمل در مورد آنچه یک مجری در طول یک جلسه انجام می دهد ، موقعیت خوبی خواهید داشت تا بدانید وقتی نوبت شما برای انجام کار است ، از شما چه انتظاری دارید. یک تسهیل کننده خوب دارای تعدادی ویژگی است که به او در مدیریت زمان ، افراد و نظرات مختلف کمک می کند. بهتر است این ویژگی ها را زودتر توسعه دهیم.

  • برای افراد و ایده های آنها ارزش قائل شوید. یک تسهیل کننده خوب پس از ارائه یک ایده از طرف شرکت کننده ، تعریف و تمجیدهای خود را ارائه می دهد. جمله ای مانند "متشکرم سامانتا ، این نکات بسیار مفیدی است که به ما کمک می کند در مورد موضوع به گونه ای دیگر فکر کنیم." با انجام این کار ، اطمینان خواهید داشت که هر فرد و ایده ای شنیده می شود و همچنین دیگران از صحبت کردن اطمینان خواهند داشت.
  • روی پای خود باشید. شما باید در طول جلسات به تعدادی از شرایط مختلف پاسخ دهید. شما باید سریع فکر کنید و به این شرایط مختلف پاسخ دهید. به عنوان مثال ، اگر شخصی توصیه های معنی داری ارائه می دهد ، سریع او را ستایش کنید ، سپس بلافاصله به دنبال شرکت کننده دیگری باشید که به دنبال ایجاد این تفکر است. اما اگر کسی نکته بدی را مطرح کرد که خارج از موضوع است ، تمام تلاش خود را بکنید تا نکات مثبت را در نظر برجسته کنید و به دنبال شرکت کننده دیگری باشید که به نظر شما خوب است.
  • خوب صحبت کنید. مهم این است که همه افراد در اتاق شما را درک کنند. شما می خواهید با حجم مناسب صحبت کنید تا همه بشنوند. واضح بیان کنید و زمزمه و غرغر نکنید. مراقب باشید از اصطلاحات اصطلاحاتی فقط در صورتی استفاده کنید که همه در جلسه با اصطلاحات آشنا باشند.

قسمت 2 از 3: تنظیم مرحله جلسه

تسهیل جلسه 5 مرحله
تسهیل جلسه 5 مرحله

مرحله 1. مکان را برنامه ریزی کرده و مبلمان را مرتب کنید

شما باید در نظر بگیرید که آیا جلسه به صورت حضوری ، ملاقات مجازی از طریق صفحه نمایش یا ترکیبی از این دو صورت می گیرد. بسته به قالب جلسه ، باید مطمئن شوید که همه مبلمان و سخت افزار در محل ، از جمله صندلی ، میز و صفحه نمایش پروژکتور ، در محل خود قرار دارند. چندین راه ممکن برای تنظیم مبلمان برای یک جلسه وجود دارد.

  • راه اندازی میز گرد برای جلسات بحث محور کمک می کند.
  • تنظیم یک صندلی در ردیف برای ایجاد یک بلندگو به عنوان تمرکز اصلی خوب است. این تنظیم زمانی خوب عمل می کند که هدف اصلی انتقال اطلاعات به جای بحث باشد.
  • یک مجموعه تئاتر دارای یک میز در جلوی اتاق است و اجازه می دهد تا پنل ای از بلندگوها در جلو بنشینند. شرکت کنندگان در ردیف هایی در مقابل سخنرانان پنل به شکل سخنرانی خواهند نشست.
  • یک کلاس درس میزهایی در جلوی ردیف صندلی ها دارد که به حاضرین اجازه می دهد تا یادداشت برداری کنند در حالی که سخنران تمرکز جلسه را حفظ می کند.
  • از تنظیمات U شکل برای جلساتی استفاده کنید که در آن می خواهید شرکت کنندگان یکدیگر را ببینند و در صورت نیاز با هم تعامل داشته باشند.
  • صندلی هایی را به صورت دایره ای در مرکز خود برای جلساتی که به صورت باز و مشارکتی در نظر گرفته شده است ، قرار دهید.
تسهیل جلسه 6 مرحله
تسهیل جلسه 6 مرحله

مرحله 2. برای کسانی که در جلسه شرکت می کنند وسایل تهیه کنید

یک تسهیل کننده کاملاً آماده ، قلم ، دفترچه یادداشت ، کتابهای کار ، جزوات و سایر ابزارهای مورد نیاز برای جلسه را در اختیار شرکت کنندگان قرار می دهد. همچنین در نظر بگیرید که آیا برای جلسات مجازی نیاز به ارائه اطلاعات ورود به سیستم قبل از موعد دارید. باید تابلویی ایجاد شود تا افراد و مجریان بتوانند یادداشت برداری کنند تا همه بتوانند مشاهده کنند ، شاید یک تلنگر چوبی یا تخته سفید. این امر باعث می شود جلسه هموارتر پیش رود و به شرکت کنندگان اجازه می دهد تا در زمان های مشخص شده در طول جلسه به سوالات خود پاسخ دهند.

بسته به طول جلسه ، در مورد تهیه نوشیدنی (قهوه) ، میان وعده ، آب و/یا آب نبات به شرکت کنندگان خود فکر کنید

تسهیل جلسه 7 مرحله
تسهیل جلسه 7 مرحله

مرحله 3. با نزدیک شدن جلسه ، یک یادآوری ایمیل درباره جلسه ارسال کنید

مردم مشغول هستند و بدون یادآوری ، ممکن است که آنها جلسه آینده را فراموش کنند. سعی کنید یادآوری هایی را برای کسانی که دو روز قبل از برنامه ریزی جلسه برگزار می شوند ارسال کنید.

  • اگر از دعوت شدگان به RSVP خواسته اید ، می توانید یادآوری ارسال کنید که قبل از مهلت مقرر به RSVP نیاز دارند.
  • در ایمیل یادآوری خود مطمئن شوید که آیا کسی برنامه های خود را تغییر داده است یا خیر.

قسمت 3 از 3: دانستن نقش خود برای تسهیل جلسه

تسهیل جلسه 8 مرحله
تسهیل جلسه 8 مرحله

مرحله 1. زودتر به جلسه برسید

به عنوان تسهیل کننده ، شما باید آنجا باشید تا از همه کسانی که به جلسه می آیند استقبال کنید. یا هنگام ورود به اتاق با آنها دست بدهید یا هنگام ورود به کنفرانس تلویزیونی با آنها سلام کنید. این یک محیط گرم در جلسه ایجاد می کند در حالی که نشان می دهد که شما جدی و آماده بحث هستید.

تسهیل جلسه 9 مرحله
تسهیل جلسه 9 مرحله

مرحله 2. جلسه را به موقع آغاز کرده و اهداف را به روشنی بیان کنید

در حالی که همه افراد در جلسه دستور کار را دریافت کرده اند ، با معرفی مجدد اهداف ، همه شرکت کنندگان از یک صفحه شروع می کنند. همچنین می توان لحن جلسه را تعیین کرد و افراد را بلافاصله در مسیر درست قرار داد.

  • همچنین می توانید در ابتدای جلسه اعلانات مربوط به خانه داری را از جمله اطلاعات مربوط به زمان استراحت ، خروجی های آتش نشانی و مکان های سرویس بهداشتی اعلام کنید.
  • شما همچنین ممکن است بسته به اینکه چه کسی در جلسه حضور دارد ، در مورد وضع قوانین تعامل فکر کنید. قوانین می توانند شامل احترام متقابل به یکدیگر ، ماندن در موضوع ، حمله به مشکل به جای شخص ، بستن بحث و عدم قطع دیگران باشد.
تسهیل جلسه 10 مرحله
تسهیل جلسه 10 مرحله

مرحله 3. با سخنرانی همه شرکت کنندگان ، جلسه را هدایت کنید

هرکس روش متفاوتی برای هدایت جلسه و نگه داشتن سخنرانان در موضوع دارد. یک روش حیاتی این است که مطمئن شوید مکالمه و بحث تحت سلطه یک یا دو نفر نیست. اطمینان حاصل کنید که به دنبال کسانی هستید که ممکن است بخواهند نکته ای را بیان کنند و با پرسیدن افکار خود به آنها فرصت صحبت دهید.

بگویید یک همکار به نام سامانتا علاقه مند به نظر می رسد اما هنوز مشارکت نکرده است. ممکن است سعی کنید بگویید: "سامانتا ، موضوع مورد بحث چگونه بر بخش شما و شما به طور خاص تأثیر می گذارد؟"

گام 11 را برای جلسه تسهیل کنید
گام 11 را برای جلسه تسهیل کنید

مرحله 4. به موضوع پایبند باشید

وظیفه تسهیل کننده این است که همه شرکت کنندگان یا سخنرانان را در موضوعی نگه دارد. اجازه دادن به مماس های خارج از هدف ، برنامه شما را بهم می ریزد و ممکن است به این معنی باشد که جلسه به نتیجه مورد نظر خود نمی رسد. اگر احساس می کنید بحث از موضوع خارج شده است ، با طرح س questionsالاتی که مستقیماً به موضوع مربوط می شوند ، مکالمه را هدایت کنید.

  • اگر گفتگو شروع به حرکت کرده است ، می توانید بگویید: "اما این چگونه بر موضوعی که امروز درباره آن بحث می کنیم تأثیر می گذارد؟" یا ، "اینها همه نکات بسیار جالبی است. ما باید بعداً در مورد این موارد بحث کنیم ، اما فعلاً ، اجازه دهید روی موضوع مورد بحث تمرکز کنیم."
  • همچنین ممکن است بخواهید ایده های مطرح شده را پرچم گذاری کرده و آنها را در جلسه بعد یا به روش دیگری مورد بررسی قرار دهید. بنابراین شما می توانید به درستی به آن ایده های ملموس احترام بگذارید و به هیچ یک از شرکت کنندگان توهین نکنید.
تسهیل جلسه 12 مرحله
تسهیل جلسه 12 مرحله

مرحله 5. برنامه ای برای موقعیت های دشوار داشته باشید و آنها را خنثی کنید

اگر احساس می کنید مشارکت کنندگان در آستانه مشاجره داغ هستند ، شخص دیگری را که می دانید با این موضوع صحبت می کند ، بیاورید. در اصل ، شما می خواهید با ایجاد گفتگوی بیشتر ، بحث را خنثی کنید. در صورت بروز درگیری ، شما همچنین می توانید به هر دو طرف گوش دهید و زمینه های مشترکی را برای گردهم آوردن طرف های مقابل مشخص کنید.

در صورت بروز شرایط دشوار ، می توانید بگویید: "واضح است که شما هر دو از طرف های مختلف آمده اید. با این حال ، شما به وضوح بر اهمیت این موضوع توافق دارید ، بنابراین بیایید سعی کنیم انرژی خود را بر روی یافتن یک نتیجه سودمند متقابل متمرکز کنیم."

تسهیل جلسه 13
تسهیل جلسه 13

مرحله 6. به سوالات پاسخ دهید و تغییر مسیر دهید

به عنوان مجری می توانید تا زمانی که در موقعیتی هستید که بتوانید به طور دقیق پاسخ دهید ، از س questionsالات شرکت کنندگان بپرسید. در غیر این صورت ، باید س questionال را به شخصی در جلسه ارجاع دهید که موقعیت بهتری برای پاسخگویی دقیق دارد.

در صورتی که پاسخ س questionالی را نمی دانید ، ممکن است بگویید: "این یک سوال عالی است. با این حال ، من فکر می کنم سامانتا در این زمینه بهتر آگاه است. سامانتا ، نظر شما چیست؟"

تسهیل جلسه 14
تسهیل جلسه 14

مرحله 7. یافته ها را خلاصه و ساده کنید

در طول جلسه یادداشت بردارید و اطمینان حاصل کنید که تمام ایده ها و نظرات کلیدی را یادداشت می کنید. در پایان بحث در مورد موضوعی خاص ، اگر راهنما مروری بر آنچه گفته شد و نتیجه گیری هایی که به دست آمده است ، مفید باشد.

تمام تلاش خود را بکنید تا نکات کلیدی که توسط هر فرد حاضر بیان شده است را خلاصه کنید. همچنین ، هرگونه راه حل برای موضوعات مطرح شده را برجسته کنید

تسهیل جلسه 15 مرحله
تسهیل جلسه 15 مرحله

مرحله 8. وقتی جلسه به پایان می رسد بپرسید چگونه پیش رفت

بازخورد برای بهبود شما به عنوان تسهیل کننده جلسه ضروری است. ممکن است به این سال بپردازید: آیا دستور کار در زمان مناسبی توزیع شد؟ آمادگی حاضران چقدر بود؟ آیا زمان اختصاص داده شده به هر مبحث جواب داد؟ آیا زمان کافی برای بحث وجود داشت؟ چگونه می توان چیدمان اتاق را بهبود بخشید؟

  • بازخورد را می توان با یک نظرسنجی ایمیلی که مدت کوتاهی پس از جلسه برای شرکت کنندگان ارسال شده است ، جمع آوری کرد.
  • حتماً نتیجه را مرور کرده و تغییرات لازم را برای جلسه بعدی اعمال کنید.

نکات

  • به یاد داشته باشید که برای تسهیل جلسه لازم نیست بیش از حد به محتوا توجه کنید. در عوض ، نگران روند باشید.
  • به زمانهای استراحت تعیین شده پایبند باشید.
  • با ماندن پس از جلسه در اختیار شرکت کنندگان برای کسانی که نمی خواهند به گروه خطاب کنند ، در دسترس باشید.

توصیه شده: