3 راه برای برگزاری یک جلسه مctiveثر

فهرست مطالب:

3 راه برای برگزاری یک جلسه مctiveثر
3 راه برای برگزاری یک جلسه مctiveثر

تصویری: 3 راه برای برگزاری یک جلسه مctiveثر

تصویری: 3 راه برای برگزاری یک جلسه مctiveثر
تصویری: جلسات کارآمد - 7 نکته برای برگزاری یک جلسه موثر 2024, مارس
Anonim

اگر م effectivelyثر اجرا شود ، یک جلسه می تواند راهی بسیار مفید برای جمع آوری منابع و دریافت دیدگاه های متعدد در مورد یک کار یا پروژه باشد. کلیدهای اجرای یک جلسه م settingثر عبارتند از تنظیم و پایبندی به یک دستور کار محکم ، برگزاری جلسه ای که زمان را به طور کارآمد مدیریت می کند و تعیین موضوعات قابل اجرا برای افراد که باید پس از جلسه تکمیل شوند.

مراحل

روش 1 از 3: تعیین دستور کار

اجرای یک جلسه موثر مرحله 1
اجرای یک جلسه موثر مرحله 1

مرحله 1. تمرکز اصلی را برای جلسه تعیین کنید

قبل از اینکه جلسه خود را برگزار کنید ، باید دستور کار را نهایی کنید. اگر موضوعی ضروری نیست یا از تمرکز اصلی جلسه منحرف می شود ، آن را از دستور کار نهایی حذف کنید. می توانید موضوع را برای ملاقات دیگری جدول کنید یا مستقیماً در مورد آن شخص بحث کنید.

اگر اهداف زیادی را انتخاب کنید ، تمرکز جلسه شما از بین می رود

اجرای یک جلسه م Stepثر مرحله 2
اجرای یک جلسه م Stepثر مرحله 2

مرحله 2. پیش نویس دستور کار را بنویسید و قبل از جلسه آن را پخش کنید

هنگامی که جلسه ای را برنامه ریزی می کنید ، یک دستور کار مقدماتی را درج کنید که فهرست آن درباره چه چیزی است تا افراد بتوانند آماده شوند. گفتن آنچه که جلسه قبل از آن برگزار می شود ، باعث م meetingثرتر و کارآمدتر ملاقات می شود ، زیرا همه در یک صفحه خواهند بود.

  • اگر فردی نیاز به جمع آوری اطلاعات برای جلسه دارد ، به او بگویید که چگونه این اطلاعات با یک مورد در دستور کار ارتباط دارد.
  • حداقل یک هفته قبل از جلسه پیش نویس دستور کار را ارسال کنید.
اجرای یک جلسه م Stepثر مرحله 3
اجرای یک جلسه م Stepثر مرحله 3

مرحله 3. به افراد اجازه دهید مواردی را به دستور کار اضافه کنند

وقتی پیش نویس دستور جلسه خود را ارسال می کنید ، از شرکت کنندگان بپرسید که آیا س questionsال یا موارد اضافی برای اضافه کردن به دستور کار دارند. ممکن است شما به موضوعی توجه نکرده باشید یا در مورد موضوعی در دستور کار نامشخص بوده اید.

اجازه دادن به افراد برای مشارکت در دستور کار باعث می شود آنها احساس کنند که مشارکت دارند و می توانند ملاقات م effectiveثرتری را ایجاد کنند

نکته:

استفاده از یک سند مشترک مانند Google Doc را در نظر بگیرید تا به چندین کاربر اجازه دهید به دستور کار اضافه کنند.

اجرای یک جلسه م Stepثر مرحله 4
اجرای یک جلسه م Stepثر مرحله 4

مرحله 4. تصمیم بگیرید که چقدر زمان می خواهید برای هر مورد اختصاص دهید

به منظور برنامه ریزی مدت زمانی که می خواهید جلسه شما طول بکشد ، باید به هر مورد در دستور کار نگاه کنید و حداکثر زمانی را که می توانید برای آن صرف کنید ، تعیین کنید. تعیین محدودیت زمانی برای هر موضوع ، جلسه را در حرکت نگه می دارد.

  • حداقل 5 دقیقه به یک مورد اجازه دهید تا بحث مفیدی داشته باشد.
  • برای موارد مهمتر زمان بیشتری بگذارید.
اجرای یک جلسه م Stepثر مرحله 5
اجرای یک جلسه م Stepثر مرحله 5

مرحله 5. در پایان جلسه برای بحث و س questionsالات وقت بگذارید

همیشه در حدود 5 تا 10 دقیقه در پایان دستور کار قرار دهید تا افراد س questionsال بپرسند یا هر چیزی را از جلسه روشن کنند. اگر مردم بدانند که وقت دارند جزئیات بیشتری را مطرح کنند یا در پایان جلسه سوالی بپرسند ، جلسه با کارآیی بیشتری پیش می رود.

همچنین فرصت خوبی است که بپرسید آیا کسی در مورد موضوعات مورد بحث در جلسه مبهم است

روش 2 از 3: برگزاری م Eثر جلسه

اجرای یک جلسه موثر مرحله 6
اجرای یک جلسه موثر مرحله 6

مرحله 1. نسخه های چاپی دستور کار را در ابتدای جلسه به دست آورید

نسخه هایی از دستور جلسه را چاپ کنید تا به حاضران بدهید تا همه بتوانند برنامه و آنچه را که جلسه در بر خواهد داشت را ببینند. اطمینان حاصل کنید که همه در جلسه یک نسخه دریافت می کنند.

  • یک دسته از دستور کارها را در نزدیکی ورودی قرار دهید تا مردم بتوانند در هنگام ورود به آنجا یک مورد را بگیرند.
  • نسخه های سخت دستور کار می تواند به افراد کمک کند تا بر جلسه تمرکز کنند زیرا ساختار جلسه را می دانند.
اجرای یک جلسه م Stepثر مرحله 7
اجرای یک جلسه م Stepثر مرحله 7

مرحله 2: 1 نفر را به عنوان یادداشت کننده رسمی اختصاص دهید

برای اینکه همه بر بحث متمرکز شوند و نگران نکات مهم نباشند ، 1 نفر را برای یادداشت برداری تعیین کنید. شخصی را انتخاب کنید که در یادداشت برداری مهارت داشته باشد یا کسی را که با جلسه ارتباطی ندارد ، مانند منشی یا همکار دیگر ، برای یادداشت برداری در جلسه بنشیند.

اجرای یک جلسه م Stepثر مرحله 8
اجرای یک جلسه م Stepثر مرحله 8

مرحله 3. هربار 1 موضوع را مورد بحث قرار دهید تا تمرکز خود را بر روی آن موضوع حفظ کنید

قبل از اینکه به موضوعی دیگر بپردازید ، به وضوح بیان کنید که جلسه روی 1 موضوع متمرکز خواهد شد. برای افراد آسان است که تمرکز خود را بر روی موضوعی از دست بدهند و در جلسه به بحث یا فکر درباره سایر نقاط بحث بپردازند.

می توانید چیزی شبیه این را بگویید: "ما چیزهای زیادی برای پوشش داریم ، بنابراین بیایید هر مورد را یک به یک بررسی کنیم تا گم نشویم."

اجرای یک جلسه م Stepثر مرحله 9
اجرای یک جلسه م Stepثر مرحله 9

مرحله 4. مردم را تشویق کنید تا س questionsالات خود را در پایان بنویسند

به نفع زمان ، از افراد بخواهید هر س questionsالی را که دارند بنویسند تا در پایان جلسه مورد بحث قرار گیرد. این امر مانع از قطع جلسه شما توسط س questionsالات و م itثرتر شدن آن می شود.

اغلب اوقات ، ممکن است به س questionsالات افراد در طول جلسه پاسخ داده شود ، بنابراین نوشتن س questionsالات می تواند در وقت شما صرفه جویی کرده و تمرکز افراد را بر جلسه جلب کند

اجرای یک جلسه موثر مرحله 10
اجرای یک جلسه موثر مرحله 10

مرحله 5. موارد مورد نظر را هنگام ظهور تعیین کنید

هنگامی که پروژه یا وظیفه ای در جلسه مطرح می شود ، آن را به شخصی که برای انجام آن مجهزتر است اختصاص دهید. یکی از مهمترین جنبه های یک جلسه موارد قابل اجرا است که بین شرکت کنندگان توزیع می شود. بدون انجام تکالیف بعدی ، جلسه بیشتر فقط یک بحث بود. برای م aثر بودن جلسه باید اقدامی انجام شود.

نکته:

برای تکمیل کار یا گزارش وضعیت مورد ، مهلت تعیین کنید. ضرب الاجل باعث می شود افراد تمایل بیشتری برای دنبال کردن یک مورد اقدام داشته باشند.

اجرای یک جلسه م Stepثر مرحله 11
اجرای یک جلسه م Stepثر مرحله 11

مرحله 6. همه را در بحث گنجانید

بسیاری از افراد درون گرا هستند و از صحبت در حضور مردم لذت نمی برند ، اما اغلب نظرات و اطلاعات معتبر و مفیدی دارند. از مردم بپرسید که چگونه چیزی از دیدگاه آنها به نظر می رسد. س questionsالاتی بپرسید که بحث عمیق تری را برای وادار کردن مردم به صحبت مطرح می کند.

  • اگر فقط یک نفر از گروه حسابداری در جلسه حضور داشته باشد ، ممکن است احساس کند که فرد عجیب و غریبی است. برای جلب مشارکت آنها ، چیزی از آنها بپرسید: "این از نظر حسابداری چگونه به نظر می رسد؟"
  • به جای پرسیدن سوالات ساده مانند: "نظر شما چیست؟" س questionsالات عمیق تری بپرسید که بحث را تقویت می کند ، مانند "چرا فکر می کنید این چنین است؟" یا "آیا می توانید توضیح دهید که چرا فکر می کنید اینطور است؟"
اجرای یک جلسه م Stepثر مرحله 12
اجرای یک جلسه م Stepثر مرحله 12

مرحله 7. وقتی بحث از موضوع خارج می شود ، به دستور کار خود پایبند باشید

جلسات اغلب با بحث هایی که خارج از موضوع هستند و می توانند زمان زیادی را صرف کنند ، از خط خارج می شود. هر زمان که مشاهده کردید که موضوعی یا بحثی تمرکز خود را از دست می دهد ، با استفاده از دستور کار در جلسه فرمانروایی کنید تا به مسیر اصلی خود بازگردید.

چیزی شبیه این بگویید: "ببینید ، این واقعاً جالب است ، اما بگذارید روی اهداف و موضوعات بحث جلسه تمرکز کنیم. شاید بتوانیم در پایان یا بعد بیشتر در مورد آن صحبت کنیم."

اجرای یک جلسه موثر مرحله 13
اجرای یک جلسه موثر مرحله 13

مرحله 8. موارد مفید جلسه را در پایان مرور کنید

هنگامی که جلسه به نتیجه می رسد ، همیشه با خلاصه ای از یادداشت ها پایان دهید و موارد کاربردی مورد بحث را مرور کنید. اطمینان حاصل کنید که به کسی که موردی را واگذار کرده است ، می داند که چه کاری باید انجام دهد و چه زمانی باید آن را انجام دهد.

به شرکت کنندگان این فرصت را بدهید که س questionsال کنند یا موضوعی را روشن کنند

اجرای یک جلسه موثر مرحله 14
اجرای یک جلسه موثر مرحله 14

مرحله 9. از فرم های بازخورد ناشناس برای صدای مردم استفاده کنید

به حاضران اطلاع دهید که قصد دارید فرم هایی را برای آنها تهیه کنید تا به شما بگویند که این جلسه چقدر مثر بوده است. فرم بازخورد ناشناس یک راه عالی برای ایجاد احساس راحتی در بیان نظرات افراد است. از انتقاد ناراحت نشوید اگر در جلسه بعدی می توان کاری را بهتر انجام داد ، آن را انجام دهید!

شما می خواهید مردم احساس کنند که اگر در جلسه شما مشکلی دارند به شما بگویند و این که بتوانند به صورت ناشناس به شما بگویند ممکن است باعث شود آنها به اندازه کافی احساس راحتی کنند تا به شما انتقاد کنند

روش 3 از 3: مدیریت زمان جلسه

اجرای یک جلسه م Stepثر مرحله 15
اجرای یک جلسه م Stepثر مرحله 15

مرحله 1. جلسه را برای مناسب ترین زمان برای همه برنامه ریزی کنید

برای مشارکت حداکثری شرکت کنندگان خود ، از برنامه ریزی جلسه خود در طول استراحت ناهار یا بعد از ساعت کاری دیگران اجتناب کنید. زمانی را انتخاب کنید که افراد بیشترین تمرکز را داشته باشند و از ناراحتی ناامید نشوند.

نکته:

جلسات طوفان مغزی را در صبح برنامه ریزی کنید ، زمانی که ظرفیت افراد برای تفکر خلاق در بالاترین حد خود قرار دارد. جلسات حل مشکل بهتر است بعد از ظهر برنامه ریزی شود ، زمانی که ذهن مردم آرامش بیشتری پیدا می کند و از وظایفی که باید در آن روز انجام دهند حواسشان پرت نمی شود.

اجرای یک جلسه موثر مرحله 16
اجرای یک جلسه موثر مرحله 16

مرحله 2. جلسه را به موقع شروع و پایان دهید

شروع دیر جلسه می تواند انرژی اتاق را از ابتدای جلسه تخلیه کند. شرکت کنندگان در جلسه شما به عنوان یک نمونه به شما نگاه خواهند کرد ، بنابراین با حضور به موقع در جلسه خوب ، مشورت کنید. شما همچنین نمی خواهید افراد حاضر در جلسه از این سوال بپرسند که چه زمانی این جلسه به پایان می رسد. زمان پایان تعیین شده افراد را متمرکز و درگیر می کند.

زمان پایان نهایی نیز باعث می شود که افراد سریعتر به سر کار بازگردند

اجرای یک جلسه م Stepثر مرحله 17
اجرای یک جلسه م Stepثر مرحله 17

مرحله 3. این انتظار را ایجاد کنید که همه باید بر جلسه تمرکز کنند

جلسه را با اعلام اینکه قصد دارید دستور کار جلسه را دنبال کنید و انتظار توجه همه را دارید شروع کنید. ذکر کنید که دستور کار مقداری در پایان جلسه برای سوالات و بحث اختصاص داده شده است.

  • لپ تاپ ها و اسنادی را که مربوط به جلسه نیست کنار بگذارید.
  • استفاده از تلفن هوشمند برای بررسی ایمیل در طول جلسه گاهی اوقات می تواند مفید باشد. اما تلفن ها را دور نگه دارید مگر اینکه به آنها نیاز داشته باشید.
اجرای یک جلسه موثر مرحله 18
اجرای یک جلسه موثر مرحله 18

مرحله 4. هر 10 دقیقه با اتاق تماس بگیرید

بعضی اوقات جلسات می تواند کمی خسته کننده باشد و متوسط توجه افراد در حدود 10 دقیقه است. برای اینکه همه را مشغول نگه دارید ، با همه افراد در اتاق تماس بگیرید تا مطمئن شوید که توجه می کنند و آنها را دنبال می کنند.

هر از چند گاهی یک لحظه وقت بگذارید و چیزهایی از جمله "همه چطور هستند؟ س questionsالی دارید؟ » این به شما فرصتی می دهد تا ببینید افراد حاضر در اتاق چقدر درگیر هستند و اگر بدانند که شما به دنبال آنها هستید و با آنها صحبت می کنید ، از آنها لذت می برید

توصیه شده: