نحوه برگزاری جلسه هیئت مدیره اولیه: 6 مرحله (همراه با تصاویر)

فهرست مطالب:

نحوه برگزاری جلسه هیئت مدیره اولیه: 6 مرحله (همراه با تصاویر)
نحوه برگزاری جلسه هیئت مدیره اولیه: 6 مرحله (همراه با تصاویر)

تصویری: نحوه برگزاری جلسه هیئت مدیره اولیه: 6 مرحله (همراه با تصاویر)

تصویری: نحوه برگزاری جلسه هیئت مدیره اولیه: 6 مرحله (همراه با تصاویر)
تصویری: گوز زدن پریانکا چوپرا هنرپیشه بالیوود در یکی از برنامه های لایف تلویزیونی |C&C 2024, مارس
Anonim

پس از ثبت اسناد تأسیس ، پرداخت هزینه های تشکیل پرونده ، تهیه پیش نویس آیین نامه و ملاقات با وکلا و حسابداران ، گام بعدی برای راه اندازی شرکت ، تشکیل جلسه اولیه هیئت مدیره است. این جلسه به منظور تشکیل شرکت حقوقی الزامی است. چندین کار مهم در این جلسه باید انجام شود ، اما همچنین می تواند برای کسانی که در شروع به کار شرکت دخیل هستند ، کمی جشن باشد ، زیرا نشان دهنده پایان فرایند ادغام رسمی است.

در این جلسه ، مدیران اولیه و اعضای هیئت مدیره اسناد حاکم را تأیید می کنند ، مصوبات می گیرند و اولین هیئت مدیره را انتخاب می کنند. در صورت لزوم ، این جلسه می تواند بسیار کوتاه باشد ، اگرچه اغلب بیشتر از سایر جلسات هیئت مدیره به طول می انجامد ، زیرا معمولاً در مورد شروع فعالیتهای تجاری بحث های زیادی وجود دارد. برای انجام صحیح جلسه اولیه هیئت مدیره ، دستورالعمل های زیر را دنبال کنید.

مراحل

برگزاری جلسه اولیه هیئت مدیره مرحله 1
برگزاری جلسه اولیه هیئت مدیره مرحله 1

مرحله 1. تاریخ و زمان مناسبی را برای حضور همه کارگردانان تعیین کنید

اطمینان حاصل کنید که به مدیران شرکت اطلاع کامل دهید تا همه بتوانند در آن شرکت کنند. به طور کلی ، برای انجام تجارت در جلسه ، شما باید حد نصاب باشید ، جایی که اکثر مدیران در آن حضور دارند. معمولاً تا زمانی که همه افراد حاضر در جلسه یکدیگر را بشنوند ، ممکن است مدیران با تماس کنفرانسی در جلسه شرکت کنند. در صورتی که آئین نامه آرای نیابتی را پیش بینی کند ، ممکن است مدیران به نمایندگی رای دهند ، اما از آنجا که این جلسه زمانی است که مدیران اولیه تصمیمات زیادی را اتخاذ می کنند ، مهم است که هرچه بیشتر مدیران در جلسه شرکت کنند تا بتوانند نظرات خود را ارائه دهند.

آئین نامه شما ممکن است مستلزم اطلاع قبلی به هر مدیر قبل از برگزاری جلسه باشد ، که معمولاً به این معناست که این اخطار به تعداد معینی از روز قبل از قبل داده می شود. اگر چنین است ، باید اطلاع مناسب را بدهید. به عنوان جایگزین ، اگر همه مدیران در جلسه شرکت کنند و در مورد عدم اخطار اعتراض نکنند ، اگر برخی از مدیران جلسه را از دست بدهند ، اما حد نصاب هنوز در جلسه حضور داشته باشد ، می توانید جلسه را بدون اطلاع خاصی انجام دهید. هریک معافیت از اخطار را امضا می کنند) ، یا اگر مدیرانی که جلسه را از دست می دهند صورت جلسه مفقود شده را امضا می کنند. به طور کلی ، ایده خوبی است که هر کارگردانی که هیچ جلسه ای را از دست می دهد ، با نوشتن "تأیید شده" و امضای نام خود ، صورتجلسه جلسه از دست رفته را امضا کند.

برگزاری جلسه اولیه هیئت مدیره مرحله 2
برگزاری جلسه اولیه هیئت مدیره مرحله 2

مرحله 2. صورتجلسه جلسه را ثبت کنید

صورتجلسه شرکت جایی است که نتایج آرا ، پرونده قطعنامه ها و خلاصه ایده های پیشنهادی شرکت نگهداری می شود. یک مدیر ، معمولاً منشی ، باید مواردی را که در جلسه اتفاق افتاده است ثبت کند. لازم نیست که صورتجلسه حاوی هیچ زبان تخصصی باشد ، بلکه باید آنچه را که در جلسه گفته شد و انجام داده است به طور دقیق منعکس کند.

مواردی که باید در صورتجلسه ذکر شود عبارتند از: زمان ، مکان و اعضای حاضر در جلسه. هر گونه موضوع مربوط به شرکت مطرح شده و خلاصه ای از برخی از مسائل کلیدی مطرح شده در پاسخ به آن موضوع ؛ نتایج هر رأی انجام شده ، از جمله کسانی که موافق یا مخالف رأی دادند ؛ و هرگونه اطلاعات مهم دیگر در مورد آنچه در جلسه اتفاق افتاده است. یک قاعده خوب این است که همه اطلاعاتی را که مدیری که نتوانسته در جلسه شرکت کند باید بداند ، درج کند. صورتجلسه باید با سایر اسناد مهم شرکت ثبت شود. یک نمونه نمونه در زیر پیوند داده شده است.

برگزاری جلسه اولیه هیئت مدیره مرحله 3
برگزاری جلسه اولیه هیئت مدیره مرحله 3

مرحله 3. آئین نامه را تصویب کنید

در بسیاری از موارد ، شرکتی که به تازگی تأسیس شده است در مراحل اولیه تاسیس یک کمیته آیین نامه تشکیل می دهد تا مجموعه ای از آیین نامه ها را برای شرکت تنظیم کند. آئین نامه اولیه معمولاً حتی قبل از این جلسه رسمی به طور غیر رسمی مورد توافق قرار می گیرد. بنابراین ، تصویب آیین نامه یک امر ساده رای گیری و ثبت نتایج است. آئین نامه ها ممکن است نوع خاصی از رای گیری برای قطعنامه ها را در نظر بگیرند ، اما در این جلسه اولیه ، هر مدیر یک رأی خواهد داشت و اکثریت همه مدیران باید آئین نامه را تأیید کنند. هر مدیر معمولاً محل مناسب را در اساسنامه امضا می کند و نتایج رای گیری در صورتجلسه جلسه ثبت می شود.

برگزاری جلسه اولیه هیئت مدیره مرحله 4
برگزاری جلسه اولیه هیئت مدیره مرحله 4

مرحله 4. هیئت مدیره "دائمی" را انتخاب کنید

اساسنامه معمولاً یک هیئت مدیره "اولیه" را ارائه می دهد. آن مدیران کسانی هستند که در جلسه اولیه شرکت می کنند و کارهای اولیه را برای تشکیل شرکت انجام می دهند. هیئت مدیره اولیه ممکن است همان هیئت مدیره دائمی باشد یا نباشد. در جلسه اولیه ، هیئت مدیره اولیه از روش رأی مندرج در آئین نامه برای انتخاب هیئت مدیره "دائمی" استفاده خواهد کرد. تعداد مدیران شرکت در اساسنامه شرکت قید شده است. کلمه "دائمی" در نقل قول ها آمده است زیرا به هیئت مدیره تازه انتخاب شده اشاره می کند ، اما این مدیران معمولاً به صورت سالانه یا دوساله رای می دهند.

برگزاری جلسه اولیه هیئت مدیره مرحله 5
برگزاری جلسه اولیه هیئت مدیره مرحله 5

مرحله 5. انتشار سهام

در این جلسه اولیه ، گواهی فیزیکی مالکیت سهام باید با تصویب هیئت مدیره مجاز شود. هر ایالت رویه ای برای تشریفات مورد نیاز در گواهی خواهد داشت. بسیاری از شرکتها سفارش می دهند که "کتابهای شرکتی" را از یک شرکت تأمین کننده مشاغل سفارش دهند که دارای گواهی سهام است که به راحتی پر می شود و به سهامداران داده می شود.

برگزاری جلسه اولیه هیئت مدیره مرحله 6
برگزاری جلسه اولیه هیئت مدیره مرحله 6

مرحله 6. هرگونه تصمیم گیری مربوطه دیگر را انجام دهید

به صورت اختیاری ، در اولین جلسه ممکن است تصمیمات دیگری را برای شروع تجارت لازم بگیرید. چنین موضوعاتی ممکن است شامل انتخاب یک موسسه بانکی ، وکیل (در صورتی که قبلاً انتخاب نشده است) ، یک شرکت بیمه و/یا یک حسابدار باشد. همچنین می توانید در مورد حقوق و مزایای کارکنان بحث کنید. بحث در مورد این موضوعات در جلسه اولیه هیئت مدیره الزامی نیست ، اما برای انجام امور تجاری ممکن است ضروری باشد و بنابراین بحث در مورد آنها در این زمان ممکن است کارآمد باشد. همچنین ممکن است هیئت مدیره در جلسه اولیه هیئت مدیره به سایر موضوعات اختیاری بپردازد ، در این صورت موارد زیر باید مورد توجه قرار گیرد:

  • تعیین کنید که آیا سهامداران را ملزم به امضای قرارداد خرید و فروش می کنید یا خیر.

    قرارداد خرید/فروش مستلزم آن است که سهامدار در صورت تمایل به فروش سهام خود ، اولین حق امتناع را به سایر سهامداران یا شرکت بدهد. نمونه قرارداد خرید/فروش در پیوند "اطلاعات تشکیلات شرکت کالیفرنیا" در زیر آمده است.

  • تصمیم بگیرید که چه کسی مجاز به نمایندگی از طرف شرکت خواهد بود.

    در نظر بگیرید که کدام یک از مدیران مجاز به امضای قرارداد از طرف شرکت خواهد بود. به طور معمول افسران شرکت (رئیس ، معاون رئیس جمهور ، و غیره) ممکن است به منظور بهره وری به مجوز نیاز داشته باشند.

  • تصمیم بگیرید که آیا شرکت S خواهید بود.

    یک شرکت S شرکتی است که تصمیم می گیرد با پرداخت مالیات شرکت در سطح فردی از مالیات مضاعف شرکتهای سنتی اجتناب کند. برای تبدیل شدن به یک شرکت S ، همه سهامداران باید از طریق IRS فرم 2553 از انتخابات خارج شده و مالیات سه ماهه پرداخت کنند.

  • روش حسابداری را انتخاب کنید.

    IRS شرکت هایی را که موجودی دارند ، از روش حسابداری تعهدی استفاده می کند. روش تعهدی از اصطلاحات "حسابهای پرداختنی" و "حسابهای دریافتنی" استفاده می کند. این بدان معناست که شما در زمان فروش محصول خود درآمد ایجاد می کنید و خریدار مسئول پرداخت آن است. به همین ترتیب ، هزینه های مشاغل زمانی ایجاد می شود که شرکت متعهد به پرداخت چیزی شود. روش حسابداری نقدی بسیار ساده تر است. در اصل مانند یک حساب بانکی عمل می کند. درآمد هنگام دریافت ، و هزینه ها هنگام پرداخت صورت حساب های تجاری ثبت می شود. مسائل مالی یک شرکت می تواند بسیار پیچیده باشد. یک حسابدار یا مشاور مالی خوب استخدام کنید تا به مشاغل در مورد این مسائل مشاوره دهد.

  • اجازه انتشار بودجه برای هزینه ها و خریدهای اولیه را بدهید.

    افرادی که در بخش بالا مجاز هستند ممکن است بخواهند برای هرگونه هزینه اولیه که ممکن است ایجاد شود ، مانند هزینه های وکالت ، اجاره ، موجودی و غیره ، وجوهی را از حساب شرکت آزاد کنند.

ویدئو - با استفاده از این سرویس ، ممکن است برخی از اطلاعات با YouTube به اشتراک گذاشته شود

نکات

  • جلسات هیئت مدیره به طور کلی باید مانند دیگر جلسات تجاری انجام شود. وقتی دیگران صحبت می کنند مودب باشید ، وقتی با دیگران صحبت می کنید مودب باشید و در صورت لزوم یادداشت برداری کنید.
  • جلسه هیئت مدیره نیازی به یک امر رسمی ندارد ، نیاز به لباس تجاری ، دستور کار دقیق و سیستم سختگیرانه نحوه اجرای جلسه دارد ، اگرچه برخی از شرکتها ، معمولاً با هیئت مدیره های بزرگ ، به منظور کارآمدی ، جلسات را به این شکل انتخاب می کنند. به
  • آیین نامه شرکت شما حاوی پاسخ بسیاری از سوالات است که ممکن است در جلسه ایجاد شود. به همه مدیران پیشنهاد دهید قبل از حضور در جلسه ، اساسنامه پیشنهادی را به طور کامل بررسی کنند.

توصیه شده: